Требования, предъявляемые к составлению документов.
ГОСТ Р 6.30-97 "Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (дата введения 1 января 1999 г.) является основой для оформления организационно-распорядительной документации. Данный стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам и оформлению документов; требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.
Как известно, каждый документ состоит из элементов, называемых реквизитами. Причем различные документы имеют их разный набор, а совокупность реквизитов, определенным образом расположенных в документе, составляет формуляр данного документа.
ГОСТ Р 6.30-97 определяет 29 реквизитов для организационно-распорядительных документов, входящих в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД):
01 - Государственный герб Российской Федерации. Его изображение помещается на бланке в соответствии с Положением о Государственном Гербе.
02 «Герб субъекта Российской Федерации» и 03 «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)» отменены постановлением Госстандарта РФ от 21.01.2000 г. №9СТ.
04 - код организации по ОКПО проставляется в верхней части документа.
05 - код формы документа по ОКУД, состоящий из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ), проставляют также в верхней части.
06 - наименование организации указывается в полном соответствии с наименованием, закрепленном в учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке.
07 - справочные данные об организации включают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации.
08 - наименование вида документа указывается на всех служебных документах, кроме писем. Оно пишется после наименования организации прописными буквами в соответствии с наименованиями видов документов, предусмотренными УСОРД и ОКУД.
09 - дата документа, которой считается дата его подписания или утверждения, оформляется арабскими Цифрами в следующей последовательности: день, месяц, год (4 цифры).
10 - регистрационный номер документа присваивается каждому исходящему, внутреннему документу и входящему документу при его регистрации в соответствии с принятой системой индексации, основу которой составляют порядковый номер документа.11 - ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который давался ответ.
12 - место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено их определение по реквизитам 06 и 07.
13 - гриф ограничения доступа к документу проставляется без кавычек на первом листе документа.
14 – адресат, в качестве которого могут выступать организации, структурные подразделения, должностные или физические лица. В состав данного реквизита может включаться почтовый адрес.
15 - гриф утверждения документа.
16 – резолюция включает в себя фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения.
17 - заголовок к тексту представляет собой краткое изложение содержание текста документа. Его располагают в левом верхнем углу после реквизитов бланка документа. При написании документа формата А5 заголовок не указывается.
18 - отметка о контроле проставляется только на тех документах, исполнение которых взято под контроль. Отметка включает в себя букву «К» или слово «Контроль», поставленные цветным карандашом или специальным штампом.
19 - текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках.
20 – отметка о наличии приложения.