Организация документооборота на предприятии.
Организация документов в делопроизводстве включает в себя следующие этапы:
• первичная обработка поступивших документов
• предварительное рассмотрение документов
• регистрация
• рассмотрение документов руководством
• направление на исполнение
• контроль исполнения
• подшивка документов в деле
• формирование дел
• оформление дел
• передача дел в архив
Первичная обработка документов заключается в проверке правильности доставки писем. Прием входящей корреспонденции осуществляется в организации централизовано экспедицией, специально выделенным работником канцелярии или секретарем-референтом при отсутствии экспедиции. Документы сортируют на регистрируемые и нерегистрируемые.
Секретарь–референт должен осуществлять «фильтрацию» входящих документов, направляемых руководителю. Руководителю должны передаваться на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов.
Регистрация документа - это присвоение ему индекса (номера) и проставление его на документе с последующей записью кратких данных о нем в журнале (на карточке) или на компьютере. Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и контроля.
После регистрации документы передаются на рассмотрение и принятия решения руководителю организации.
Исполнение резолюции руководителя организации осуществляется ответственным исполнителем совместно с сотрудниками, указанными в ней.
Работа по контролю за исполнением документов включает в себя проверку сроков исполнения, регулирование хода и анализ результатов исполнения документов. Различают следующие виды контроля: текущий, предупредительный и итоговый.
В дело документ и все относящиеся к нему материалы направляются тогда, когда работа над ответным документом полностью завершена. Подшивку документа в дело осуществляет работник канцелярии или секретарь-референт.