Понятия и характеристика инфо среды организации
Разнообразие сведений, необходимых руководителям различных уровней при принятии
решений в различных ситуациях побудило специалистов как в области управления,
так и в области информатики к разработке их типологий. В информатике логическим
обоснованием типизации выступает обычно уровень аналитической переработки
исходных данных.
Экспрессные документы информируют о фактах, появление которых в литературе
требуют принятия срочных решений. К числу таких документов относятся:
1. Информация для руководителя, включающая сведения моно тематического характера
о технико-экономической ситуации, появлении новых технических достижений и
тенденций.
2. Техническая записка, содержащая мотивированную постановку вопроса о
необходимости принятия решений по назревшей проблеме в связи с открывающимися
благоприятными возможностями или появлением реальных угроз.
3. Итоги анализа информации, отражающие в сжатой форме важнейшие результаты,
выводы и рекомендации из информационных обзоров, в которых описано состояние и
тенденции развития отдельных направлений техники как в стране, так и за рубежом.
Основные инструменты управления:
Деятельность любого предприятия сопровождается составлением разных видов
документов. Однако при всем их многообразии вне зависимости от специфики
предприятия можно выделить следующие основные группы документов:
– организационные документы предприятия (устав, учредительный договор, структура
и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила
внутреннего трудового распорядка);
– распорядительные документы предприятия (приказы по основной деятельности,
распоряжения, решения);
– документы по личному составу предприятия (приказы по л/с, трудовые контракты
(договоры), личные дела, личные карточки ф. Т-2, лицевые счета по зарплате,
трудовые книжки);
– финансово-бухгалтерские документы предприятия (главная книга, годовые отчеты,
бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, планы, отчеты, сметы, счета,
кассовые книги и др.);
– информационно-справочные документы предприятия (акты, письма, факсы, справки,
телефонограммы, докладные записки, протоколы и др.
От государственных и муниципальных организаций могут поступать на предприятие
документы, регулирующие различные вопросы его деятельности (налоги, охрана
окружающей среды и т. п.). Эти документы составляют отдельную группу —
нормативные документы государственных органов.
В самостоятельную группу можно выделить коммерческие контракты (договоры),
которые являются основными документами предпринимательской деятельности,
ФОРМАТЫ ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ
1. Протоколы
Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на
собраниях, совещаниях, заседаниях. На кoммepчecкoм предприятии составляются
протоколы заседаний совета директоров (учредителей), протоколы общих собраний
акционеров и т. п.
2. Акты
Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты, события.
Акты составляются в самых различных ситуациях и поэтому имеют много
разновидностей: акт приема работ по контракту; акт приема-передачи документов;
акт списания материалов, коммерческий акт и т. д.
3. Докладные записки
Докладная записка - документ, адресованный руководителю пpeдприятия (реже -
вышестоящему органу), содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и
предложениями. Докладная записка составляется в случае необходимости поставит
руководителя в известность о каких-либо фактах, событиях и может содержать
предложения составителя по излагаемому вопросу.
5. Письма, факсы
Деловая переписка — неотъемлемое средство связи предприятия с внешними
организациями. В большинстве фирм письма превалируют над остальными документами.
Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по
почте, курьером, посредством факсимильной связи, электронной почтой и т. д.