Организация внутреннего аудита систем качества
Внутренний аудит системы качества предназначен для обеспечения руководства предприятия объективной и своевременной информацией о степени соответствия деятельности в системе качества и её результатов установленным требованиям. Главной целью внутреннего аудита следует считать предотвращение снижения результативности и эффективности действующей на предприятии системы качества.
Организационный порядок проведения внутренних аудитов системы качества предусматривает следующие основные стадии:
– планирование аудита;
– подготовка аудита;
– осуществление аудита;
– анализ и обобщение результатов аудита;
– разработка корректирующих действий;
– контроль за выполнением корректирующих действий.
Планирование аудита. Годовой план текущих аудитов системы качества разрабатываются службой качества и утверждается руководителем предприятия. планирование конкретных аудитов может осуществляться по следующим вариантам:
1) «вертикальный аудит», т.е. аудит запланированных мероприятий по всем элементам системы качества, выполняемых в конкретном подразделении предприятия (например в отделе главного технолога);
2) «горизонтальный аудит», т.е. аудит запланированных мероприятий по определённому элементу системы качества (например, ответственность руководства) в различных подразделениях предприятия. Достоинством этого варианта является возможность оценивать взаимодействие различных подразделений при функционировании любого элемента системы качества.
Формирование годового плана аудитов (показать) осуществляется исходя из:
– необходимости системного аудита всех подразделений, участвующих в работах по системе качества;
– необходимости подтверждения выполнения корректирующих действий, разработанных и реализованных по итогам предыдущих аудитов,
– указаний высшего руководства предприятия,
– инициативных предложений руководителей подразделений.
Под объектом аудита понимается одно или несколько подразделений предприятия, осуществляющих деятельность в системе качества в целом или по отдельной его части. Объект аудита отвечает на вопрос: что подлежит аудиту? Область аудита – документ или отдельный его раздел, устанавливающий требования к деятельности в системе качества в целом или составной его части. Область аудита отвечает на вопрос: на соответствие чему должен вестись аудит?
Годовой план аудитов может корректироваться по решению утвердившего его лица в случаях:
– внесения существенных изменений в систему качества, связанных со структурной перестройкой предприятия или повышением требований к выполняемым работам;
– введения новых процедур;
– поступления информации от потребителя или контролирующих внешних организаций о несоответствии качества продукции установленным требованиям;
– пожеланий потенциальных потребителей продукции предприятия.
На основе утверждённого годового плана главные аудиторы и руководители включённых в план подразделений планируют проведение конкретных аудитов. Ответственность за организацию и контроль работ по проведению конкретных аудитов и выполнение годового плана несёт руководитель отдела.
Подготовка аудита. Данная работа включает в себя: разработку программы аудита, распределение работ в аудиторской группе, обеспечение аудиторской группы необходимой документацией и информирование аудитируемого подразделения о предстоящем аудите.
В ходе подготовки программы и при подготовке к проведению аудита главный аудитор информирует руководителя аудитируемого подразделения о цели, области и месте аудита.
Осуществление аудита. На данной стадии работ предусматриваются: проведение вводного совещания, обследование объекта аудита, составление заключительного о результатах аудита, проведение заключительного совещания.
Вводное совещание с персоналом аудитируемого подразделения проводит главный аудитор. Это совещание необходимо для того, чтобы ознакомить персонал с методами аудиторской работы, уточнить неясные детали аудита, сформировать позитивное отношение к аудиту.
В ходе обследования аудиторы фиксируют выявленные несоответствия. Решение о том, какие из них должны быть представлены как значительные, принимает аудитор. Информация о всех выявленных несоответствиях доводится до сведения руководителя подразделения.
По окончании обследования главный аудитор организует и проводит заключительное совещание с целью доведения до сведения персонала результатов работы. На этом совещании аудиторская группа представляет свои наблюдения, сделанные в ходе обследования, в такой форме, чтобы персонал ясно представлял себе результаты её работы. При этом главный аудитор знакомит персонал с результатами обследования в порядке их значимости. Он излагает выводы аудиторской группы относительно эффективности деятельности подразделения в рамках системы качества и приводит рекомендации по улучшению этой деятельности. Данные рекомендации не являются обязательными для подразделения (в конечном счёте подразделение само определяет глубину, пути и способы улучшающих действий). Данные заключительного совещания протоколируются членом аудиторской группы и хранятся, как и данные вводного совещания, в деле об аудите.
Анализ и обобщение результатов аудита. По результатам обследования аудиторы готовят и представляют главному аудитору индивидуальные отчёты в форме коротких заключений. По этим материалам главный аудитор составляет итоговый отчёт об аудите, который в общем случае включает:
– наименование аудитируемого подразделения;
– область аудита;
– фамилию, имя, отчество главного аудитора;
– фамилию, имя, отчество аудиторов;
– количество обнаруженных несоответствий, в том числе значительных;
– решения о корректирующих действиях;
– заключение (оценку степени адекватности деятельности аудитируемого подразделения требованиям документации системы качества;
– подписи и даты;
– приложения (листы несоответствий).
Разработка корректирующих действий. Если в ходе обследования объекта аудита обнаруживаются несоответствия , то на каждое из них разрабатываются корректирующие действия, которые затем реализуются. Принципиальное значение в данном случае имеет то, что целью корректирующих действий является устранение не только самого несоответствия, но и (что особенно существенно) причин этого несоответствия. Ответственность за разработку и реализацию корректирующих действий несёт руководитель аудитируемого подразделения. Вместе с тем к разработке корректирующих действий, т.е. к анализу причин несоответствия и разработке мер по его устранению, привлекается аудитор, обнаруживший несоответствие.
После реализации корректирующих действий руководитель аудитируемого подразделения информирует главного аудитора в согласованные сроки. Главный аудитор или уполномоченный им аудитор осуществляет повторный аудит, т.е. проверку фактического выполнения корректирующих действий.
В заключение следует сказать, что внедрить и сертифицировать систему качества – это не только грамотно подготовить все документы, составляющие систему, но самое главное – работать по этим документам. Проверять, как на практике выполняются требования, чтобы деятельность не расходилась с тем, что регламентировано стандартами. Для этой цели и проводятся внутренние аудиты качества.