ПРИНЦИПЫ ПОСТРОЕНИЯ ВНЕШНЕЭКОНОМИЧЕСКИХ СЛУЖБ
Для эффективного управления внешнеэкономической деятельностью на уровне предприятия нужна адекватная условиям его работы структура управления. Организационная структура управления внешнеэкономической деятельностью предприятия определяется прежде всего теми целями и задачами, которые она призвана решать.
Ведущей структурной единицей ВЭД является фирма, работа которой специализируется на торговле определенными товарами либо с группой стран. Функциональные отделы и службы, содействующие работе специализированных фирм, можно условно разделить на три группы:
1. Группа отделов и служб, осуществляющих планирование:
• планово-экономический отдел — планирование внешнеторговой деятельности и контроль выполнения плана, анализ хозяйственной деятельности;
• валютно-финансовый отдел — валютное планирование и контроль за банковскими, валютными, кредитными и расчетными операциями, соблюдение интересов при внешнеторговых сделках;
• транспортный отдел — планирование и обеспечение перевозок экспортных и импортных грузов;
• бухгалтерия — учет и отчетность, расчеты с банками, поставщиками и сторонними организациями, расчет и выплата заработной платы, анализ (совместно с плановым отделом) результатов финансовой деятельности по объединению и рекомендации по ее улучшению.
2. Группа отделов, занимающихся непосредственно маркетингом:
• отдел конъюнктуры и цен — исследование спроса, предложения, динамики цен, структуры рынков, систематизация конъюнктурных материалов, координация работы фирм с общими иностранными агентами, методическое руководство и контроль правильности расчетов и применения цен фирмами при подготовке и заключении контрактов, другая работа по исследованию конъюнктуры рынков;
• отдел рекламы и выставок — обеспечение рекламной деятельности, организация участия в международных выставках и ярмарках;
• инженерно-технический отдел — изучение действующих на мировом рынке техничес¬ких требований к товарам, информирование о них непосредственных производителей товаров, анализ технического уровня и качества продукции, ее конкурентоспособности, подготовка соответствующих заключений и рекомендаций специализированным фирмам по этим вопросам;
• отдел совместных предприятий — координация, планирование и контроль деятельности совместных предприятий, созданных с участием иностранного капитала на территории России, и смешанных обществ, созданных с участием объединения за рубежом, создание новых смешанных обществ за рубежом и ликвидация их;
• отдел технического обслуживания и запчастей — организация гарантийного и послегарантийного технического обслуживания экспортируемых товаров в зарубеж¬ных странах, обеспечение технических центров и зарубежных агентов необходимыми запасными частями, ремонтным оборудованием и транспортом.
3. Группа отделов, обеспечивающих принятие и исполнение управленческих решений:
• отдел развития — совершенствование организационной структуры;
• отдел АСУ (ВЦ) — автоматизация расчетов, внедрение экономико-математических методов и ЭВМ в практику работы фирмы, создание совместно с другими отделами и фирмами баз данных и ведение их;
• отдел кадров — вопросы подбора и расстановки кадров, ведение личных дел работников;
• отдел загранкомандировок — оформление командировок за границу;
• канцелярия — регистрация и контроль организационно-распорядительной докумен¬тации и переписки;
• административно-хозяйственный отдел — снабжение необходимыми для работы объединения материалами и оборудованием, ответственность за эксплуатацию здания, другая хозяйственная работа;
• юридический отдел — помощь в составлении условий контрактов и соглашений, консультация фирм по вопросам презентаций и рекламаций, разногласий, защита интересов в судах и арбитражах, правовое обеспечение;
• протокольный отдел — выполнение поручений руководства по встречам, приему и проводам представителей иностранных фирм, прибывших с деловыми целями. Иногда юридический и протокольный отделы, а также бухгалтерия и отдел кадров подчиняются непосредственно генеральному директору, выполняя те же функции.
Создание такой разветвленной структуры управления ВЭД характерно для предприятий (организаций) независимо от их организационно-правовой формы, когда их деятельность целиком и полностью сосредоточена на внешних рынках. Однако количество таких предприятий, естественно, меньше, чем количество предприятий, занимающихся производством. На промыш¬ленных предприятиях, активно участвующих во внешнеэкономической деятельности, внешне¬торговый аппарат существует в основном в двух формах: как часть внутрипроизводственной структуры и как относительно самостоятельное подразделение в виде внешнеторговой фирмы. Рассмотрим каждую из форм отдельно.