шпаргалка

Классификация КИС. Оценка затрат на внедрение КИС. Реинжиниринг бизнес-процессов.

[ Назад ]

Классификация по структурированности задач





Классификация по назначению





Классификация по уровню управления





Классификация по степени автоматизации





Строгой научной классификации нет. Некоторое время назад в одном из компьютерных изданий была предложена классификация, которая показалась автору приемлемой. Она приводится ниже.

1. Локальные системы

Предназначены, в основном, для автоматизации учета по одному или нескольким направлениям (бухгалтерия, сбыт, склады, учет кадров и т.д.). Локальной системой может воспользоваться практически любое предприятие, нуждающееся в управлении финансовыми потоками и в автоматизации учетных функций.

Локальные системы по многим критериям универсальны, но ряд разработчиков предлагает отраслевые решения, например, особые способы начисления налогов и т.п. Цикл внедрения локальных систем невелик, иногда можно воспользоваться "коробочным" вариантом, купив программу и самостоятельно развернув её на предприятии. Стоимость локальных систем колеблется в диапазоне $5 000 - $50 000.

2. Финансово-управленческие системы

Такие системы гибко настраиваются на нужды конкретного предприятия, хорошо интегрируют деятельность предприятия и предназначены, в первую очередь, для учета и управления ресурсами непроизводственных компаний. Как правило, они универсальны, однако необходимость отражения специфики деятельности конкретной компании может проявляться отчётливее, так как функциональные возможности таких систем шире, чем у локальных. Во многих системах данного класса присутствуют базовые возможности управления производством. Стоимость финансово-управленческих систем можно условно определить диапазоне от $50 000 до $200 000.

3. Средние интегрированные системы

Предназначены для управления производственным предприятием и интегрированного планирования производственного процесса. Учетные функции проработаны глубоко, но выполняют вспомогательную роль и порой невозможно выделить модуль бухгалтерского учета: информация в бухгалтерию поступает автоматически из других модулей. Цепочка планирования "сбыт - производство - закупки" на основе процедур MRPII является ядром этих систем. Подразделения предприятия (финансы, бухгалтерия, маркетинг и пр.) строят свою деятельность, опираясь на данные этой цепочки. Средние системы значительно сложнее в установке: цикл внедрения занимает от 6 месяцев до полутора лет и более. Причина в том, что система покрывает потребности подразделений и полностью интегрирует производственное предприятие, что требует значительных совместных усилий сотрудников предприятия, поставщика КИС или консалтинговой компании, осуществляющей внедрение. Средние системы по многим параметрам значительно жёстче, чем финансово-управленческие. Производственное предприятие должно, в первую очередь, работать, как хорошо отлаженные часы, где основными механизмами управления являются планирование и оптимальное управление запасами и производственным процессом, а не учет количества счетов-фактур за период. Стоимость внедрения средних систем начинается, как и у финансово-управленческих систем, в районе $50 000, но, в зависимости от охвата проекта, может достигать $500 000 и более.

4. Крупные интегрированные системы

Отличаются от средних набором вертикальных рынков и глубиной поддержки процессов управления большими многофункциональными группами предприятий (холдингов или ФПГ). Такие системы имеют наибольшую функциональность, включая управление производством, управление сложными финансовыми потоками, корпоративную консолидацию, глобальное планирование и бюджетирование и пр. Сходные функции присутствуют и во многих финансово-управленческих (за исключением производства) и средних интегрированных системах, однако, с более низкой степенью проработки. Сроки внедрения крупных интегрированных систем обычно занимают более года, а стоимость проекта - более $500 000.

Данная классификация достаточно условна. Ряд представленных на рынке систем по своим функциональным возможностям, техническим особенностям, срокам внедрения, стоимости и другим параметрам может относиться к разным классам в представленной классификации.

Ценовой диапазон КИС действительно очень широк. Цена зависит от класса системы, от количества воплощаемых в вашем проекте автоматизации бизнес-процессов и их сложности, от организационной и территориальной структуры Вашей компании, от количества сотрудников, которые будут пользоваться системой, и так далее. Поэтому впрямую ответить в данной статье на данный вопрос невозможно. Это можно сделать только досконально изучив конкретную специфику Вашего предприятия. Но можно раскрыть - из чего состоит стоимость внедрения.

Итак, принимая решение о внедрении КИС, Вы должны чётко представлять, что совокупная стоимость проекта будет складываться из следующих составляющих:

- Стоимость компьютерной техники и коммуникационного оборудования;

- Стоимость лицензий на использование КИС;

- Стоимость системного программного обеспечения и сервера баз данных (СУБД);

- Стоимость обследования и проектирования;

- Стоимость внедрения КИС;

- Стоимость эксплуатации КИС.

Согласно эмпирическим данным, совокупные затраты на внедрение КИС распределяются следующим образом: 1:1:3 - 1:1:5, где первый элемент - стоимость оборудования информационной системы и системного ПО, второй элемент - стоимость лицензий на использование КИС, а третий - стоимость обследования, проектных и внедренческих работ.

Рассмотрим статьи затрат подробнее.

Вложения в техническую составляющую, возможно, не потребуются, если у Вас в компании уже имеется развитая компьютерная инфраструктура. Тем не менее, следует быть готовым к дополнительным затратам. Возможно, придётся увеличить мощность сервера, или приобрести новый. Если предприятие имеет территориально распределённую структуру и планируется связать все подразделения в единое информационное пространство, то придётся приобретать выделенные каналы связи для обеспечения информационного обмена.

Стоимость лицензий на использование КИС у разных поставщиков формируется по-разному. Когда говорится о лицензиях, как правило, подразумевается лицензия на одного так называемого "конкурентного пользователя". Проще говоря, речь идёт о максимальном количестве Ваших сотрудников, которые смогут ОДНОВРЕМЕННО пользоваться КИС. Например, если лицензия на 1 пользователя стоит $800, и Вы покупаете 20 лицензий, то общая стоимость лицензионного пакета составит $16 000. Пользоваться КИС смогут и более 20 сотрудников, но не одновременно. Такая простая схема лицензирования встречается не часто.

Поскольку большинство КИС построены по модульному принципу ("Бухгалтерия", "Производство", "Планирование" и т.д.), то самая распространённая схема лицензирования - "конкурентный пользователь модуля". Если Вы приобретаете 3 лицензии на модуль "Бухучёт", то одновременно пользоваться функциями этого модуля смогут трое сотрудников. Такая схема обеспечивает максимальную гибкость и экономичность, т.к. обычно наиболее широко используемые модули стоят дешевле чем "экзотические" (разница может составлять 2-3 раза).

Существует также схема лицензирования, когда помимо лицензирования пользователей (или модулей) приобретается так называемая серверная лицензия. Это может быть как лицензия на систему в целом, так и серверная лицензия на конкретный модуль.

Пусть пользовательская лицензия на модуль "Бухгалтерия" стоит $300, а серверная - $2000. Нужно автоматизировать 6 рабочих мест. Какова общая стоимость лицензий? В простом случае - $300 x 6 + $2 000 = $3 800. Но если из шести бухгалтеров двое работают не в офисе, а на удалённом складе? Тогда потребуется приобретение ещё одной серверной лицензии на модуль "Бухгалтерия" для склада и стоимость лицензий составит: $300 x 6 + $2 000 x 2 = $5 800. Есть, правда, обходной вариант - объединить две сети высокоскоростным каналом передачи данных, но, скорее всего, это решение окажется для компании ещё дороже. Какой вывод? Внимательно анализируйте лицензионную политику поставщиков КИС, так как за кажущейся дешевизной могут скрываться неприятные сюрпризы.

Стоимость системного программного обеспечения и СУБД - также очень существенная составляющая. Промышленные СУБД (например Oracle, MS SQL Server, Informix, Unify) стоят весьма недёшево. Однако все сколь ни будь приличные КИС, имеют в своём фундаменте серьёзную СУБД. Только СУБД промышленного класса сможет обеспечить надёжное хранение деловой информации и быструю обработку данных. Рассматривая вопрос о приобретении КИС, во избежание неприятных сюрпризов обязательно поинтересуйтесь лицензионной политикой поставщика СУБД - она может кардинально отличаться от лицензионной политики поставщика КИС.

Стоимость обследования, проектирования и внедрения КИС составляет наиболее ощутимую часть от совокупных затрат. Как правило, эти затраты соизмеримы, а чаще всего превышают общую стоимость программного обеспечения. Особенно дорого стоит внедрение зарубежных КИС, затраты на внедрение которых могут в 4-5 раз превышать стоимость лицензий. Стоимость внедрения прямо зависит от сложности структуры компании и автоматизируемых процессов, от потребности в заказной настройке (доработке) КИС.

Бизнес-процесс представляет собой систему последовательных, целенаправленных и регламентированных видов деятельности, в которой посредством управляющего воздействия и с помощью определенных ресурсов за определенное время входы процесса преобразуются в выходы - в результаты, представляющие ценность для потребителя и приносящие прибыль изготовителю.

Бизнес-процесс в масштабах предприятия реализуется в виде сети основных, вспомогательных, поддерживающих и управленческих процессов (рис. 8.6).



Рис. 8.6.

При этом разделение на основные и вспомогательные процессы в определяющей степени зависит от предметной области и направления деятельности предприятия: для производственной компании, например, деятельность юридического отдела является вспомогательной, а для юридической или консалтинговой фирмы - основной. Идентификация процессов является обязательным условием, без реализации которого невозможна информатизация деятельности.

Руководители предприятия, решившиеся на внедрение ИТ, должны твердо усвоить: начало работ по проектированию информационной системы чаще всего влечет за собой обязательный реинжиниринг бизнес-процессов! Реинжиниринг представляет собой множество методик и рекомендаций, среди них нужно выбрать те, которые наилучшим образом удовлетворяют поставленным целям.

Реинжиниринг бизнес-процессов - это совокупность методов и действий, служащих для перепроектирования процессов в соответствии с изменившимися условиями внешней и внутренней среды и/или целями бизнеса.

Существует несколько базовых правил, которых следует придерживаться в процессе проведения реинжиниринга:

разработка последовательных пошаговых процедур для перепроектирования процессов;

использование в проектировании стандартных языков и нотаций;

наличие эвристических и прагматических показателей, позволяющих оценить или измерить степень соответствия перепроектированного процесса или функциональности заданным целям;

подход к решению частных задач и к их совокупности должен быть системным;

даже небольшое улучшение должно давать быстрый положительный эффект.

Реинжиниринг деловых процессов и функций начинается с пересмотра целей предприятия, его структуры, анализа потребностей внутренних пользователей и рынка, производимых продуктов и услуг (рис. 8.7).

Перепланирование целей и задач предполагает пересмотр политики предприятия и ответа на следующие вопросы:

Какие новые вызовы предъявляют нам изменившиеся условия бизнеса?

Что представляет собой предприятие сейчас, и что мы хотим от него в будущем?

Каких именно потребителей мы обслуживаем, насколько мы удовлетворяем их требования и ожидания, и что нужно сделать для привлечения новых?

Какие именно показатели определяют эффективность деятельности предприятия, производительность труда и качество продукта, является ли это определение полным и адекватным?

Какие именно информационные технологии и средства помогут нам в этом?



Рис. 8.7.

Для ответа на эти ключевые вопросы необходимо в первую очередь провести детальное описание бизнес-архитектуры предприятия, его бизнес-логики, построить функциональную модель взаимодействия бизнес-процессов, ресурсов и персонала и отразить ее в архитектуре ИС, содержании модулей информационных подсистем и визуализации форм представления информации. Необходимо также иметь методики и инструменты реорганизации процессов, решения прикладных задач и управления проектом реинжиниринга (рис. 8.8).

Описание бизнес-архитектуры позволяет:

построить схему основных потоков данных, работ, движения финансов и документов;

понять, как информация распределяется между подразделениями и кто является конечным пользователем в том или ином бизнес-процессе;

описать взаимодействие процессов и модулей информационной системы;

определить критическую важность видов информации для конкретных уровней управления предприятием;

выявить дублированные структуры и связи.



Рис. 8.8. Базовая основа улучшения процесса

Результатом такого описания является:

уточненная карта сети процессов;

матрица взаимосвязей процессов и подразделений, вовлеченных в эти процессы;

информация о том, какие системы автоматизации существуют, при выполнении каких операций применяются, где и какие данные используются, какие системы автоматизации и информатизации необходимо разработать;

функциональные схемы потоков данных (Data Flow), работ (Work Flow), финансовых потоков (Cash Flow), потоков управленческих воздействий (Control Flow) и документооборота (Doc Flow).

Функциональная модель поможет составить точные спецификации всех операций, процедур и взаимосвязей между ними. Такая модель, если она построена правильно, обеспечивает исчерпывающее описание функционирующего процесса и всех имеющихся в нем потоков информации. Эта модель описывает состояние "Как есть" (As Is). По результатам анализа возможных путей улучшения от реальной модели нужно перейти к модели, характеризующей улучшения: модель "Как будет" (As To Be), вариант "Как должно быть" (рис. 8.9).



Рис. 8.9. Схема реинжиниринга бизнес-процесса

Функциональное моделирование является достаточно серьезной проблемой. Его полнота и соответствие построенной модели зависят как от средств моделирования, так и от квалификации специалистов, выполняющих это моделирование.

Реинжиниринг бизнес-процессов является сложным и многоаспектным проектом, требующим тщательного планирования и проработки деталей. В таблице 8.1 показаны основные этапы реинжиниринга.

Таблица 8.1.

Этап Мероприятия

Планирование и начало работ Выявление главных причин проведения реформы на предприятии и оценка последствий отказа от такой реформы

Выявление важнейших процессов, требующих реинжиниринга

Выявление единомышленников среди руководства и создание рабочей группы из представителей администрации

Обеспечение поддержки проекта руководством

Подготовка плана проекта: определение объема, обозначение измеримых целей, выбор методологии, составление подробного графика

Согласование целей и объемов проекта с руководством

Формирование группы реинжиниринга

Выбор консультантов или внешних экспертов

Проведение вводного совещания

Доведение целей проекта до руководителей низшего звена; начальное информирование всей организации

Обучение группы реинжиниринга

Подготовка плана и начало работ

Исследования Аналитическое исследование опыта компаний с подобными процессами

Опрос клиентов и контрольных групп для выявления существующих и будущих требований

Опрос служащих и руководителей для выявления вопросов; мозговой штурм

Поиск в литературе и прессе данных о тенденциях в отрасли и о чужом опыте

Оформление подробных документов на исходные процессы и сбор рабочих данных; выявление недоработок

Обзор изменений и вариантов технологий

Опрос владельцев и представителей руководства

Посещение кружков и семинаров

Сбор данных от внешних экспертов и консультантов

Проектирование Мозговой штурм и выработка новаторских идей; упражнения по творческому мышлению, чтобы "снять шоры"

Проработка сценариев "а что, если?" и применение "шаблонов успеха" других компаний

Создание при помощи специалистов 3-5 моделей; разработка комплексных моделей, в которых собрано лучшее от каждой из предыдущих

Создание картины идеального процесса

Определение моделей нового процесса и их графическое представление

Разработка организационной модели в сочетании с новым процессом

Определение технологических требований; выбор платформы для новых процессов

Выделение краткосрочных и долгосрочных мер

Утверждение Анализ затрат и преимуществ; расчет прибыли на капитал

Оценка влияния на клиентов и служащих; оценка влияния на конкурентоспособность

Подготовка официального документа для высшего руководства

Проведение обзорных совещаний для ознакомления и утверждения деталей проекта оргкомитетом и высшим руководством

Внедрение Завершение подробной разработки процессов и организационных моделей; определение новых рабочих обязанностей

Разработка систем поддержки

Реализация предварительных вариантов и первичные испытания

Ознакомление работников с новым вариантом; разработка и осуществление плана реформы

Разработка поэтапного плана; внедрение как таковое

Разработка плана обучения; обучение работников новым процессам и системам

Последующие мероприятия Разработка мероприятий по периодической оценке; определение итогов нового процесса; внедрение программы непрерывного совершенствования нового процесса

Предоставление окончательного отчета оргкомитету и администрации

Многие IT-компании, рекламируя свои услуги по "комплексной автоматизации", где ни попадя, употребляют термин "реинжиниринг бизнес-процессов". Во многих случаях при этом происходит подмена терминов: вместо реинжиниринга бизнес-процессов как метода создания новых, более эффективных бизнес-процессов без учета того, что было раньше, речь идёт о реинжиниринге программного обеспечение, когда на основе современных технологий производится переписывание устаревших информационных систем без изменения самих автоматизируемых процессов. Реинжиниринг ПО в этой статье мы не будем - это тема для узких специалистов-системотехников и программистов.

Говоря же о реинжиниринге как об управленческой методологии, стоит сказать, что это один из наиболее модных методов последнего десятилетия. По определению "отца" метода - М. Хаммера, РБП - это "Фундаментальное перепроектирование бизнес-процессов компаний для достижения коренных улучшений в основных актуальным показателях их деятельности: стоимость, качество, услуги и темпы". Одной из основных особенностей BPR является ориентация не на функции, а на процессы. Хаммер рассматривает РБП как революцию в бизнесе, которая знаменует отход от базовых принципов построения предприятий и превращает конструирование бизнеса в инженерную деятельность.

Многие рассматривают реинжиниринг бизнес-процессов как некое дополнительное мероприятие, приуроченное к внедрению КИС, и ставят между ними знак равенства. В действительности реинжиниринг и внедрение - принципиально разные понятия. Суть РБП заключается в том, чтобы построить СИСТЕМУ рационального управления предприятием, отправной точкой которой является не программное обеспечение, а взаимодействие человеческих и материальных ресурсов. Пи этом внедряемая КИС представляет собой всего лишь РЕАЛИЗАЦИЮ системы управления предприятием.

Следует отметить, что РБП - далеко не единственный метод осуществления улучшений в бизнесе. Существую вполне эффективные и менее "радикальные" методологии, такие как "всеобщее качество" - TQM, или, к примеру, метод "непрерывных улучшений" (continuous improvements).

Многие критикуют РБП за "радикальность". Это обоснованно, так как в неумелых руках метод эффект от РБП может ожидаемому. Автор имел возможность наблюдать, как в результате действий одного лжеконсультанта в результате такого "реинжиниринга" была разрушена вполне работоспособная команда, а на её месте так ничего и не был создано.

Поэтому, прежде чем применять РБП, привлекать консультантов, неплохо почитать соответствующую литературу. Например, книгу Робсона и Уллаха "Практическое руководство по реинжинирингу бизнес-процессов". Когда же решение о применении метода созрело - начните локально, на каком-нибудь не слишком ответственном участке. Если в результате применения РБП выйдет не то, что хотелось, то, по крайней мере последствия не будут слишком тяжёлыми.

Не стоит проводить реорганизацию всего без веских на то оснований. Реорганизация может быть проведена в ряде локальных точек, где она объективно необходима, что не повлечет за собой ощутимый спад активности текущей коммерческой деятельности.



3. Основные этапы развития КИС. Эволюция бизнес-аналитических систем.

В ходе эволюции систем автоматизации управления предприятиями можно выделить четыре основных исторически сложившихся класса КИС, соотношение между которыми в самом общем виде представлено на рисунке 1.



Рис.1 Основные исторически сложившиеся классы систем управления предприятиями

Системы MRP

Системы MRP (Material Requirements Planning) – это системы планирования требований на материалы, позволяющие оптимально загружать производственные мощности, и при этом закупать именно столько материалов и сырья, сколько необходимо для выполнения текущего плана заказов и именно столько, сколько возможно обработать за соответствующий цикл производства.

Системы MRP II

Системы MRP II (Manufacturing Resource Planning) – это системы планирования производственных ресурсов. Основная цель - учитывать и анализировать все коммерческие и производственные события в производстве: всё то, что происходит в данный момент и всё то, что запланировано на будущее. Как только в производстве допущен брак, как только изменена программа производства, как только в производстве утверждены новые технологические требования, система мгновенно реагирует на произошедшее, указывает на проблемы, которые могут быть результатом этого, и определяет, какие изменения надо внести в производственный план, чтобы избежать этих проблем или свести их к минимуму.

Идеология системы ориентирована не “что-то производить и стараться потом продать”, а “стараться производить, то, что продается”. Маркетинг и планирование продаж непосредственно связаны с планированием производства.

Суть концепции MRP II состоит в том, что планирование производства строится на основе некоторого циклического алгоритма, представленного на рисунке 2.



Рис. 2 Алгоритм производственного планирования по стандарту MRP II

На этапе бизнес планирования определяется миссия компании: её ниша на рынке, оценка и определение прибылей, финансовые ресурсы. Фактически, определяется, что компания собирается произвести и продать, и оценивает, какое количество средств необходимо инвестировать в разработку и развитие продукта, чтобы выйти на планируемый уровень прибыли. Выходом является бизнес-план.

На этапе планирования спроса формируется оценка объема и динамики продаж, чтобы был выполнен установленный бизнес-план.

Планирование продаж и производства преобразует бизнес-план и план спроса в планы продаж основных видов продукции (как правило, от 5-ти до 10-ти). Далее план продаж по видам продукции преобразуется в объёмный или объёмно-календарный план производства видов продукции. Для каждого вида изделия составляется своя собственная программа производства. Совокупность производственных программ для всех видов выпускаемых изделий, представляет собой производственный план предприятия в целом.

После этого этапа производится оценка, выполним ли полученный план, и если нет, то осуществляется возврат на начальный этап и планирование начинается заново.

Формирование плана-графика выпуска продукции преобразует план производства в график выпуска продукции, представляющий собой среднесрочный объёмно-календарный план, задающий количества конкретных изделий (или партий) со сроками их изготовления.

В планировании потребностей в материальных ресурсах определяются в количественном выражении и по срокам потребности в материальных ресурсах, необходимых для обеспечения графика выпуска продукции. Входными данными являются спецификации изделий (состав и количественные характеристики комплектующих конкретного изделия) и размер текущих материальных запасов. А результатом работы является расписание закупки и/или внутреннего производства всех необходимых материалов и комплектующих.

В планировании потребностей в мощностях план производства преобразуется в конечные единицы загрузки рабочих мощностей (станков, рабочих, лабораторий и т.д.). Входными данными являются маршрутизация выпускаемых изделий и текущие заказы.

После этого этапа производится оценка, осуществим ли производственный план, и если нет, то осуществляется возврат на формирование план-графика выпуска продукции или на более поздние этапы алгоритма и планирование начинается заново.

Управление заказами клиентов выполняет сопоставление реальных потребностей клиентов с планами выпуска продукции.

В управлении на уровне производственного цеха формируются оперативные планы-графики длительностью от нескольких дней до месяца.

При оценке исполнения, по сути, оценивается реальное исполнение всех вышеперечисленных планов с тем, чтобы внести корректировки во все предыдущие циклы планирования. При этом можно обсуждать и решать возникающие проблемы с поставщиками комплектующих материалов, дилерами и партнерами, изменять отдельные планы, оказавшиеся невыполнимыми и подлежащие пересмотру.

С каждого из трёх последних этапов можно вернуться к любому из этапов планирования производственного процесса.

Стандарт APICS на системы класса MRP II содержит описание 16 групп функций (функциональных блоков) системы:

Sales and Operation Planning (Планирование продаж и производства).

Demand Management (Управление спросом).

Master Production Scheduling (Составление плана производства).

Material Requirements Planning (Планирование материальных потребностей).

Bill of Materials (Спецификации продуктов).

Inventory Transaction Subsystem (Управление складом).

Scheduled Receipts Subsystem (Плановые поставки).

Shop Plow Control (Управление на уровне производственного цеха).

Capacity Requirements Planning (Планирование потребностей в мощностях).

Input/output control (Контроль входа/выхода).

Purchasing (Материально-техническое снабжение).

Distribution Resource Planning (Планирование ресурсов распределения).

Tooling Planning and Control (Планирование и управление инструментарием).

Financial Planning (Управление финансами).

Simulation (Моделирование).

Performance Measurement (Оценка результатов деятельности).

Следующий этап развития КИС представлен системами ERP (Enterprise Resources Planning) – это системы комплексного планирования ресурсов предприятия. Если системы MRP II используются для планирования исключительно ресурсов производства, то системы ERP занимаются планированием всех ресурсов предприятия (управление персоналом, заказами, финансами и т.д.). В рамках концепции ERP возможно управление корпорацией (и не только промышленной). Для этого реализовано управление дочерними предприятиями. Возможности, заложенные в стандарте MRP II, были распространены на предприятия, работающие в различных областях деятельности. Это представлено на рисунке 3.

По сравнению с системами MRP II в системах ERP появились развитые средства управления финансами и персоналом, развитые средства поддержки принятия решений, средства конфигурирования и интеграции с приложениями других типов. В системах ERP появились механизмы управления, предназначенные не только для компаний, функционирующих в одной стране, но и для транснациональных корпораций, включая поддержку нескольких часовых поясов, языков, валют, систем бухгалтерского учета и отчетности.



Рис.3 Развитие концепции ERP из стандарта MRP II

Предложенная в 2000 году аналитиками Gartner Group концепция систем ERP II в своей основе содержат идею выхода за рамки задач по оптимизации и автоматизации процессов внутри предприятия, присущих концепции ERP. Новая парадигма предполагает более глубокую и богатую модель взаимодействия между компаниями. Позволяет предприятию "разделять" свою информацию и на этой основе сотрудничать с другими компаниями в рамках совместной коммерции.

Используемые в составе ERP II средства электронного бизнеса являются своего рода "клеем", объединяющим предприятия в глобальной экономике. Концепция ERP II позволяет работать в рамках электронного бизнес сообщества.

Общая схема систем ERP II представлена на рисунке 4. Системы ERP II вобрали в себя и объединили все основные выделенные к этому моменту типы корпоративных приложений:

систему планирования ресурсов предприятия ERP в прежнем понимании этого термина,

систему управления взаимоотношениями с клиентами CRM (Customer Relation Management),

систему управления цепочками поставок SCM (Supply Chain Management),

средства аналитики и поддержки принятия решений BI (Business Intelligence),

систему управления данными IMS (Information Management System) для интеграции всех компонентов,

средства электронной коммерции и взаимодействия через Интернет e-commerce.

На схеме, представленной на рисунке 4, изображения отдельных элементов частично накладываются друг на друга. Это связано с тем, что функции отдельных систем частично пересекаются.

Рис. 4 общая схема системы ERP II





4. Анализ систем класса CPM: Comshare MPC, Hyperion Pillar, Oracle Financial Analyzer, Adaytum e.Planning, Exact Globe 2000.

Управление бизнесом — процесс сложный и трудоемкий. И потому не случайно задачи, некогда выполнявшиеся людьми, взяли на себя IT. В большинстве компаний базовые задачи производственного планирования и управленческого учета решаются системами класса ERP (Enterprise Resource Planning). Однако они выдают только обработанную информацию, а в дальнейшем ее необходимо анализировать. И сегодня для эффективного управления этого недостаточно. Скорости бизнес¬процессов возрастают и человек не может оперативно отреагировать на сиюминутные изменения во внутренней и внешней бизнес¬среде. Потому все больше ощущается потребность в автоматизации самого процесса принятия управленческих решений.

Как следствие такой потребности в бизнесе возник новый класс систем — системы управленческого планирования и контроля (Management Planning and Control — MPC), или, как их еще называют, CPM (Corporate Performance Management), позволяющие структурировать и автоматизировать основные процессы управления. Иногда еще используется синонимический термин BPM (Business Performance Management). Такие понятия введены аналитиками корпорации Gartner Group для систематизации программного обеспечения, ориентированного на потребности высшего руководства компаний.

Системы этого класса позволяют значительно увеличить обоснованность и, следовательно, точность финансовых планов, прогнозов и бюджетов, одновременно обеспечивая отчетами по их исполнению и предоставляя менеджменту широкие возможности оперативной корректировки первоначальных бюджетов согласно изменяющимся обстоятельствам. Таким образом, регулярные изменения бюджетов и планов становятся штатными процедурами, для которых четко определены соответствующие оперативные действия сотрудников.

CPM¬системы не заменяют собой программы учета или производственные системы планирования ресурсов (MRP, CSRP и ERP) — они лишь дополняют используемые компаниями программы, интегрируя их в единый комплекс.

Учетная система обеспечивает оптимизацию управления бухгалтерией, персоналом, материальными ценностями, производством. CPM¬система выступает в качестве объединяющей и замыкающей все процессы управления надстройки, использующей накопленные в учетном приложении данные, а также предоставляет высшему руководству широкие возможности для управленческого планирования, опирающегося на стратегические цели предприятия, и последующего контроля хода исполнения поставленных задач и развития ситуации.

CPM¬система может функционировать через Интернет: программное обеспечение устанавливается в центральном офисе, а доступ к системе с удаленных рабочих мест осуществляется с помощью интернет¬браузера — практически так же, как если бы пользователь просматривал веб¬сайты. Важное отличие состоит в том, что при работе с СРМ¬системой обеспечиваются все необходимые меры информационной безопасности и исключен несанкционированный доступ посторонних лиц.Стоимость проекта внедрения систем CPM может составлять от $10 тыс. для малых и средних предприятий с небольшим количеством специалистов, вовле¬ченных в процессы управленческого планирования и контроля.

По отчету Gartner Group, вложения в си¬стемы класса CPM за два года эксплуатации приносят окупаемость в размере 431%. Причем речь не идет о том, что именно система творит какое¬то чудо, становится панацеей для компании. Причина иная. Раньше люди все делали на бумаге, а теперь информация собирается и обрабатывается централизованно, — в результате бюджет становится более достоверным. Когда бюджету нельзя верить, невозможно управлять бизнесом. Если бюджет правильно сформирован и соблюдается, идет реальная экономия расходов на персонал, который прежде был вынужден много времени тратить на доработку бюджета. Поэтому, по самым скромным подсчетам, минимум 5% оборотного капитала в год экономится после внедрения CPM¬систем. Еще одно преимущество — срок внедрения. В случае CPM он не превышает шести месяцев.

Игорь Широков, генеральный директор «Корус Консалтинг» так объясняет необходимость внедрения систем CPM: «Планировать, анализировать и контролировать бюджеты можно с помощью многих корпоративных информационных систем. В чем сегодня бюджетируют российские компании? Самый распространенный инструмент — это Excel. Можно вводить формулы, импортировать информацию и т. д. Но каждый, кто составляет бюджеты в Excel, знает, сколь сложно консолидировать данные, разграничивать доступ к ним для пользователей различных уровней.

Производительность Excel невелика. Но для многих небольших компаний — это эффективный инструмент. А если необходимо вести автоматический мониторинг данных, выполнять сложный анализ по типу drill¬down, сравнивать не только план и факты, но и различные версии, тем более в сложной, холдинговой, географически распределенной структуре, то единственное эффективное решение — специализированное ПО, автоматизированные системы бюджетирования».

CPM¬решения

Наиболее известные в настоящее время системы класса CPM — Comshare MPC, Hyperion Pillar, Oracle Financial Analyzer, Adaytum e.Planning, Exact Globe 2000. Расскажем о них более подробно.

Comshare MPC

Наиболее современной из систем CPM является Comshare MPC — програм¬мный продукт американской компании Comshare Inc. Имея внушительный опыт работы на IТ¬рынке, Comshare Inc. входит в число самых крупных независимых производителей программного обеспечения.

В общих чертах, система Comshare MPC, как и любая другая система этого класса, имеет достаточно стандартный набор свойств, которые уже приводились выше. Тем не менее попробуем вкратце описать основные параметры системы.

Центральная многопользовательская база данных системы Comshare, основанная на открытых СУБД — Microsoft SQL Server или Oracle, IBM DB2 OLAP, Hyperion Essbase, MS Analysis Services, — позволяет решить проблему ограничений по объемам информации и обеспе-чивает мгновенный доступ к результатам расчетов плюс высокую степень информационной безопасности. По заявлению разработчиков, система имеет возможность масштабируемости, что необходимо по мере роста бизнеса. Объединение Comshare MPC с такими системами ERP, как SAP, BAAN, Microsoft Navision Axapta, 1C¬Предприятие, не требует дополнительных затрат на разработку программных решений, поскольку осуществляется посредством готовых интеграционных блоков. Программный комплекс Comshare включает пакет интеграции с Интернетом.

Клиентское приложение, выполненное на основе MS Excel, облегчает обучение пользователей работе на новом программном обеспечении. Внедрение системы Comshare MPC по оценкам разработчиков занимает от двух до четырех месяцев.

В России внедрением данной системы занимается официальный представитель Comshare Inc. в СНГ и странах Балтии — компания «Корус Консалтинг». Comshare Inc. самостоятельно занимается продажами только на территории США и Великобритании, в остальных странах ее продукты представляют партнеры.

Для «Корус Консалтинг» процесс внедрения информационной системы не ограничивается работами по запуску и наладке того или иного программного обеспечения. В рамках каждого проекта готовится концепция развития всех сфер автоматизации бизнеса — от оптимизации логистических и производственных процессов до построения сигнально¬аналитического комплекса для руководителей высшего звена.

Клиентами Comshare в основном являются торговые, производственные, финансовые организации (в том числе банковские, страховые и лизинговые). Среди российских пользователей системы Сomshare MPC — Соликамский магниевый завод, комбинат «Акрихин», «КМБ-Банк», «КомиАрктикОйл», «Чайковский текстиль», ПГ «Ричел», «ОПТИМА¬Телеком», «Самарателеком», Сыктывкарский фанерный завод и другие.

CPM¬ решение от компании Hyperion

Приложение для планирования и контроля от крупной транснациональной американской компании Hyperion Solutions Corporation (HYSL) носит название Hyperion Pillar. Оно является частью пакета Hyperion Enterprise Performance Management, в которое помимо него входят такие приложения, как Hyperion Enterprise для финансового учета и отчетности, Hyperion Performance Scorecard для стратегического управления, моделирования бизнес¬процессов, Hyperion Business Modeling для реализации методов функционально-стоимостного управления, Activity Based Management для экономического анализа, оценки качества работы и управления на основе фактических показателей.

Опуская более подробное описание всего пакета приложений, мы остановимся на CPM¬приложении Hyperion Pillar.

Это легкий в освоении программный продукт, позволяющий реализовать классические функции бюджетирования, включающие бюджетное планирование, контроль и анализ исполнения бюджета. Заложенные в продукт возможности гибкой настройки позволяют использовать любую методологию бюджетирования и обеспечивают эффективность применения системы на предприятиях разных отраслей.

Hyperion Pillar — система, ориентированная на экономистов, поэтому для реализации бюджетных моделей вовсе не требуются специальные знания в компьютерной области. На практике это позволяет достигать существенной экономии средств. Кроме того, сокращаются сроки внедрения, поскольку все параметры и настройки определяются непосредственно будущими пользователями системы.

Формирование планов и бюджетов

Встроенный в систему инструментарий позволяет создавать разные сценарии развития, анализировать варианты (анализ «что, если…»), проводить бизнес¬моделирование и динамические вычисления, а расширенные возможности создания трендов — прогнозировать финансовые и количественные показатели, основываясь на данных предыдущих периодов с учетом фактора сезонности.

Аналитические возможности

Организация данных по аналитическим направлениям предоставляет возможность классифицировать информацию таким образом, чтобы бюджет отражал специфику бизнеса. Например, в качестве аналитических направлений (справочников) могут быть заданы план счетов, номенклатура производимой продукции, финансовая структура компании, справочники клиентов, поставщиков, ресурсов, проектов и др. Кроме того, Hyperion Pillar позволяет создавать атрибуты, объединяющие элементы справочников по различным категориям в соответствии с их иерархией и необходимостью группировки. При этом сохраняется возможность получать отчеты по любому критерию, с детализацией информации в зависимости от конкретных управленческих задач.

Контроль исполнения бюджета

Система разрешает контролировать исполнение бюджета путем сравнения плановых и фактических показателей, а также анализировать причины возникающих отклонений.

Организация бюджетного процесса

Возможности Hyperion Pillar позволяют организовать процесс работы с бюджетом с учетом корпоративной иерархии — «сверху вниз», «снизу вверх» или по смешанной схеме. Встроенный механизм консолидации/дистрибуции данных обеспечивает необходимый обмен бюджетной информацией. При этом обеспечивается участие в бюджетном процессе пользователей и групп (подразделений), находящихся на разных иерархических уровнях. Для этого в системе существует три типа пользователей — администратор, консолидатор и планировщик. Для каждого сотрудника определяется участок работы, список лиц, от которых он получает исходную информацию, и тех, кому он передает результаты своей работы.

Отчетность

Система содержит встроенные средства формирования отчетности, включая отчет о прибылях и убытках, балансовый отчет и отчет о движении денежных средств. Кроме того, пользователи могут создавать собственные отчеты с применением встроенного инструментария.

Интеграция с внешними системами

Источниками данных для Hyperion Pillar могут служить бухгалтерские и учетные системы, системы класса ERP, а также другие источники. Интеграция Hyperion Pillar с другими системами может осуществляться несколькими способами: путем импорта/экспорта информации через текстовые файлы, электронные таблицы, механизм Copy&Paste, встроенный ODBC¬драйвер, а также с использованием средств специализированного пакета Hyperion Application Link. Кроме того, возможна «бесшовная» интеграция с ERP¬системами — SAP R/3, JD Edwards, PeopleSoft, Oracle Applications, Baan и другими (с применением специальных шлюзов, сертифицированных производителями соответствующих ERP¬систем).

Некоторые компании используют Hyperion Pillar совместно с OLAP¬сервером Hyperion Essbase. В этом случае данные из Hyperion Pillar служат основой для анализа, формирования различных форм отчетности, моделирования в Hyperion Essbase. В числе пользователей системы ряд дочерних предприятий «ЛукОЙл», АО НГК «Славнефть», ООО «Телеросс» («Голден Телеком»), РусАвтоПром, ООО «Объединенные Машиностроительные Заводы», ОАО «ГМК "Норильский никель" и другие отечественные и зарубежные компании.

Решение от Exact Software

Особенность CPM¬решения от Exact Software в том, что оно состоит из двух приложений: собственно приложения планирования и контроля Exact Globe 2000 и сетевого приложения Exact e¬Synergy, которые, работая в комплексе, создают единое пространство бизнес-процессов для всех сотрудников компании, независимо от их месторасположения.

Решение не имеет ограничений по применению в тех или иных отраслях или видах бизнеса, оно соответствует как малым, средним, крупным компаниям, так и корпорациям. CPM¬пакет от Exact поддерживает интеграцию с ERP¬модулем Exact.

К отличительным чертам приложения Exact Globe 2000 относится и то, что оно использует основанную на новейших технологиях концепцию хранения транзакций в единой централизованной таблице, — это, в свою очередь, снижает время обработки информации. Приложение предусматривает возможность экспорта данных в Excel.

Данное решение от Exact так же, как и преды¬дущие приложения от других производителей, использует единую базу данных для хранения информации обо всех процессах — от бюджетных или финансовых транзакций до заявлений об отпуске или служебных записок. Возможность комплексного анализа этой информации в режиме реального времени позволяет построить прозрачные бизнес-процессы, оперативно управлять проектами, сотрудниками, поддерживать базу знаний.

Составляя комплексное решение с Exact Globe 2000, сетевое приложение Exact e¬Synergy дает возможность получать информацию по запросу из общей базы данных в режиме реального времени — от исходного документа до реквизитов накладной или финансовой проводки. Важно, что, будучи основанным на веб¬портале, оно не требует клиентской части, снимая проблемы по установке дополнительного ПО для работы, к примеру, при смене рабочего места. При любом обновлении данных в системе, независимо от того, с какого рабочего места оно произведено (из Exact Globe 2000 или с веб¬портала Exact e¬Synergy), происходит автоматическое изменение данных во всех модулях.

Решение от Exact не требует дополнительного обновляющего ПО персонала — апгрейд системы достаточно произвести только на основном сервере, вслед за которым каждый из компьютеров локальной сети компании самостоятельно получит и установит обновленное ПО прямо с сайта Exact.

Что касается самого разработчика, компании Exact (торговая марка — Exact Software), она создана в Нидерландах в 1984 году. Exact имеет глобальную сеть подразделений и партнеров. В таких странах, как Нидерланды, Бельгия и Германия Exact имеет сильные позиции в секторе продаж, маркетинга, распространения и разработки програм¬мных продуктов для бизнеса в области бухучета, логистики и производства.

С 1995 года региональным партнером Exact в России является компания «РОБИС Консалтинг». За восемь лет работы представительства Exact в России и странах ближнего зарубежья специалисты компании провели более 50 внедрений своих информационных систем на предприятиях различных сфер деятельности. В числе клиентов Exact на территории России и стран СНГ — Siemens AG, Novell Russia, Geocell, ЗАО «Ван Мелле», GG&MW Co. N.V. (Боржоми) и ряд других.

Финансово-¬аналитическая система Oracle Financial Analyzer

По определению самой компании¬ разработчика CPM-¬приложения Oracle Financial Analyzer (OFA) — это инструмент для формирования финансовой отчетности, проведения детального финансового анализа, ведения бюджета, финансового планирования и прогнозирования.

Oracle Financial Analyzer, как и ряд конкурентных приложений CPM, не имеет ограничений по области применения, конфигурация системы настраивается согласно решаемым проблемам управленческих структур и может эффективно работать по любому существующему профилю. OFA имеет возможность интеграции с модулем ведения бухгалтерской отчетности General Ledger, также производства Oracle.

Помимо практически стандартной для CPM-¬приложений системы хранения информации обо всех бизнес-процессах в единой базе данных, Oracle Financial Analyzer имеет возможность разграничения доступа к информации по правам доступа, определяемым администратором системы. Пользователи, таким образом, могут работать лишь с информацией, лежащей в сфере их профессиональных интересов.

Составление бюджета, прогнозов, обзоров гармонизируется с другими приложениями Oracle. Сроки возможного планирования не установлены — это может быть как квартал или финансовый год, так и более короткие периоды — месяц, неделя.

Используя многомерный анализ данных, можно отслеживать и одновременно анализировать поступающие финансовые сведения, составляя параллельно собственные отчеты и давая графическую интерпретацию, привлекая лишь встроенные в OFA средства аналитической обработки информации.

Что касается средств визуального графического представления, то OFA использует интуитивно понятный графический интерфейс. Специальные мастера, такие, как Selector, делают возможным качественный анализ по характерным параметрам и анализ по методу «от противного». Отчеты же имеют знакомый внешний вид и функционально похожи на электронные таблицы.

Adaytum e.Planning

Система Adaytum e.Planning от компании Adaytum входит в спектр решений для управления финансами и оценки эффективности деятельности предприятия. Данная система не является унифицированным решением для любых компаний: архитектура e.Planning оптимизирована для решения разнообразных задач планирования. Выбор подходящей технологии всегда был проблемой при внедрении систем планирования. Возможно, ваша компания использует технологии OLAP, предоставляющие мощный аналитический инструментарий, но в ущерб скорости сбора и обработки данных. e.Planning решает эту дилемму, предлагая интеграцию разных платформ. Сбор информации осуществляется с использованием реляционных баз данных, в то время как аналитический инструментарий и функции построения отчетности созданы на базе OLAP¬технологий. Множественность сценариев «что будет, если?» поддерживается резидентным вычислительным механизмом. При использовании e.Planning данные хранятся в едином источнике, система обеспечивает полный набор возможностей для выполнения всего спектра задач планирования. е.Planning легко интегрируется с ERP, CRM и другими приложениями за счет архитектуры Windows DNA (Microsoft Windows Distributed interNet Application Architecture).

Компания Adaytum создала оптимальную архитектуру приложения и интерфейс, настроенный в соответствии с ролевыми функциями участников процесса планирования — финансовых аналитиков, менеджеров подразделений и топ¬менеджеров. Модуль Analyst позволяет сотрудникам финансовых подразделений определять процессы, модели и требования к содержанию шаблонов, а затем распределять шаблоны непосредственным участникам процесса планирования. Модуль Contributor разработан как приложение, не требующее дополнительного обучения пользователей. Веб¬шаблоны модуля Contributor предоставляют пользователям возможность введения бюджетных данных. Пользователи модуля Reporter получают доступ к финансовой и оперативной информации, используя стандартные и настраиваемые отчеты, и могут опубликовать эти отчеты для других участников через Интернет.

Adaytum также решает проблему согласования стратегического плана, разрабатываемого на высшем уровне компании, с бюджетом, формируемым «снизу вверх». Система предоставляет гибкие средства стратегического планирования «сверху вниз» и разработки сценариев «что будет, если?..». Итеративный процесс формирования бюджета поддерживается функциями распределения, сбора и агрегации данных, поступающих «снизу вверх». После того как процесс согласования индивидуальных бюджетов завершен, данные консолидируются в режиме реального времени, и утвержденные показатели фиксируются в системе, обеспечивая целостность управления изменениями.

Продукты Adaytum используют компании BMW, Mercedes¬Benz, Dr.Perrer/Seven Up и др.

Перспективы рынка CPM

Рынок CPM¬систем совершенствуется, соответствуя все усложняющимся требованиям клиентов. Одно из таких требований — внедрение интегрированной CPM¬системы. Так, только некоторые директора подтверждают, что их менеджеры знают, какие стратегические задачи стоят перед организацией, а значит, как должен быть выстроен бюджет. Соответственно, стратегическое и бюджетное управление должны быть увязаны. Эта тенденция наиболее характерная, нашедшая отражение даже в смене названия класса систем, ставших системами повышения эффективности бизнеса (CPM или BPM).

Кроме того, можно говорить о расширении функциональности таких систем. Часто пользователи информационных систем сталкиваются с ситуацией, когда у них слишком много данных, но нет информации, им нужно большое количество аналитических отчетов, есть необходимость, но нет возможности моделирования ситуаций. Таким образом, наличие в системе возможностей для скользящего бюджетирования и прогнозирования, присутствие продвинутых аналитических функций становится все более востребованным.

Все более актуальным становится вопрос повышения эффективности инвестиций в технологии. Именно поэтому на первый план выходит использование приложений, работающих на промышленных БД, построенных на известных, широко применяемых технологиях, что позволяет с легкостью интегрировать их с любыми ERP или учетными системами.



5. Структура программного обеспечения Lotus Notes. Основные функции Ядра, Рабочей станции, Сервера.

Lotus Notes – это клиент-серверная система управления базами данных (СУБД), имеющая нереляционную структуру. Вообще говоря, название «Lotus Notes» носит клиент, а сервер Lotus называется Lotus Domino. Поэтому в литературе часто встречается термин «Lotus Notes/Domino».

Lotus Notes безусловно можно рассматривать как технологию для создания общекорпоративной информационной системы.

Lotus Notes является идеальной технологией для автоматизации делопроизводства в офисах - от рабочего места одного пользователя до всего коллектива в целом.

Lotus Notes часто рассматривают в качестве стандарта в области программного обеспечения для групповой работы. В этом качестве Notes обеспечивает все средства необходимые для совместной работы групп людей, объединенных общими деловыми процессами, такие как:

• средства коммуникаций в виде передовой технологии электронной почты

• средства совместной работы с общими данными в виде территориально распределенных баз данных коллективного доступа

• средства координирования работы, позволяющие маршрутизировать документы и отслеживать статус деловых процессов.

Пакет предоставляет прекрасную платформу для справочных баз данных, в частности внутренних документов организации, инструкций и руководств, регистрации исходящей и входящей корреспонденции, поступающей информации, например при ответах на запросы. Дополнительно он может использоваться для документирования целиком процесса исполнения документа или хранения информации о контактах с другими организациями, обеспечивая отслеживание событий и избавляя от догадок, связанных с определением возможного местонахождения информации.

Анализ материалов о внедрении Notes в организациях самого различного профиля за рубежом и в России говорит о том, что в большинстве случаев - это не внедрение единой системы, жестко регулирующей процессы делопроизводства и документооборота, а использование целого набора приложений. Очень часто число используемых в организации в среде Notes приложений достигает нескольких десятков, сотен, а в транснациональных компаний даже тысяч.

Все это - не документооборот в классическом его понимании. Это системы автоматизации и информационной поддержки организационно-распорядительной деятельности (управление, обеспечение) и производственно-хозяйственной деятельности. На западе для той части этих процессов, которые характеризуются жесткими правилами прохождения информации и документов, используется термин workflow, что почти дословно можно перевести как "рабочий процесс", а наиболее близким русским термином является, по всей видимости, "делопроизводство", трактуемое достаточно широко.

Еще одной сильной стороной Notes является гибкость средств получения и просмотра данных. Информация может вводиться с использованием стандартных заготовок форм и бланков, создаваемых внутри Notes, или импортироваться из множества популярных форматов представления данных. Поля баз данных Notes могут содержать все, что угодно, начиная от чисел и дат и кончая отформатированными текстами, графикой и изображениями.

Notes содержит встроенную компоненту электронной почты. Это позволяет автоматически задействовать компьютерную сеть внутри офиса и каналы связи между фирмами.

Данные в Notes можно обрабатывать с помощью мощного языка, дающего в руки разработчиков баз большую свободу в обращении с данными.

Вместо кипы папок документов на рабочем столе вы сможете иметь набор простых в использовании и эффективных специализированных баз данных, представленных пиктограммами на вашем экране. Например, это могут быть такие базы данных, как "Исходящие письма", "Входящие письма", "Отдел кадров", "Внешние контакты", "Договоры", "Приказы и распоряжения", "Проекты и мероприятия", "Совещания и заседания", "Обращения клиентов" и т.д. Одно нажатие клавиши, и вы работаете с одной из баз, имеющихся в вашем распоряжении и имеющих общие принципы организации и функционирования. При этом документы в базах можно упорядочить по категориям, выполнять поиск документа по ключевым словам или по любому фрагменту текста документа (полнотекстовый поиск), готовить новый документ или письмо по образцу уже имеющегося.

1.2. Как работает Lotus Notes?

На самом деле Lotus Notes представляет собой синтез пяти технологий:

• документоориетированная база данных;

• средства разработки приложений;

• система тиражирования (реплицирования) данных;

• система электронной почты;

• средства защиты данных.

Каждая из этих технологий, взятая в отдельности, достаточно хорошо известна. Но объединенные вместе в рамках единой системы они дали совершенно новое качество, которое позволяет утверждать, что в настоящее время на рынке нет аналога данному программному продукту.

Notes предоставляет инструментальные средства для создания и совместной обработки данных группами пользователей. Одним из самых сильных свойств Notes является возможность неограниченного увеличения численности групп и их территориального расположения. Пользователи Notes имеют одинаковый доступ к разделяемым данным независимо от их местонахождения благодаря тому, что архитектура Notes содержит механизм, позволяющий легко синхронизировать базы данных Notes, даже если они территориально находятся на разных компьютерах или офисах.

Notes построен в соответствии с архитектурой клиент/сервер. Это означает, что обработка информации оптимальным образом распределена между центральным сервером Notes и локальным компьютером пользователя: наиболее трудоемкие процессы, такие как сортировка и индексирование данных, выполняются на мощном сервере, а на локальном компьютере пользователь получает доступ к обработанной информации.

Базы данных Notes могут располагаться как на серверах, так и на компьютерах отдельных пользователей. При этом с базами, установленными на сервере, могут одновременно работать несколько сотрудников.

При этом сотрудники, работающие дома или находящиеся в командировке, могут периодически связываться с сервером Notes своей компании по телефонным линиям через модем для синхронизации своей копии базы данных с центральной путем процедуры тиражирования. Таким образом, технология Lotus Notes предполагает наличие сервера Notes и рабочих станций клиентов - это основа локальной сети Notes.

Далее серверы Notes нескольких удаленных офисов могут быть объединены в глобальную сеть Notes с помощью модемов и коммутируемых или выделенных телефонных каналов. При этом на всех серверах, входящих в глобальную сеть Notes, автоматически поддерживается синхронизация баз данных. За счет этого сотрудники в нескольких офисах или в филиалах, имеют, по сути дела, одинаковые возможности доступа к общей информации.

Среда Notes спроектирована в виде оболочки процессора электронной почты, которая может использоваться как для традиционных задач передачи сообщений, так и для добавления интеллектуальных средств маршрутизации сообщений, например между разными уровнями иерархии в организации.

Сотрудник со станции может подготовить электронное письмо, если надо приложить, к нему файл с документами из баз данных, выбрать из списка адресата или группу адресатов и отправить им сообщение. Notes берет на себя задачу автоматической рассылки в пределах глобальной сети Notes.

Система защиты Notes обеспечивает идентификацию пользователя и защиту от несанкционированного доступа к данным в сети Notes. При этом в Notes присутствуют пять уровней защиты информации:

• идентификация пользователей;

• контроль доступа;

• поддержка конфиденциальности;

• проверка источника информации;

• поддержка целостности данных.

Важно также и то, что Notes способен функционировать на различных платформах серверов и клиентов. Новая четвертая версия Notes, которая продается во всем мире с начала 1996 года, продолжает поддерживать широкий спектр популярных серверных операционных систем, включая HP-UX, IBM AIX, Sun Solaris, SCO UNIX, а также Microsoft NT, OS/2 и Novell NLM. Выпущены версии клиентов Notes 4 для Windows 3.1, Windows 95, Windows NT, OS/2, Macintosh и UNIX.

Все это говорит о том, что в настоящее время Notes рассматривается компанией IBM-Lotus и миллионами пользователей системы во всем мире в качестве ядра коммуникационной архитектуры организаций и основного средства доступа к информации, независимо от ее местонахождения и вида.

Воистину девизом Notes является предоставление нужной информации нужным людям в нужное время в нужной форме для принятия правильных решений.

Notes предоставляет инструментальные средства для создания и совместной обработки данных группами пользователей. Одним из самых сильных свойств Notes является возможность неограниченного увеличения численности групп и их территориального расположения. Пользователи Notes имеют одинаковый доступ к разделяемым данным независимо от их местонахождения благодаря тому, что архитектура Notes содержит механизм, позволяющий синхронизировать базы данных Notes, даже если они находятся не только на разных компьютерах, но и в разных офисах.

Три модели коммуникаций, поддерживаемых Notes:

• пересылка сообщений с помощью электронной почты;

• совместное использование общих баз данных;

• распространение документов в тиражируемых базах данных по всему миру.



1.3.1. Структура программного обеспечения Notes

Следующая диаграмма показывает главные составные части ядра Notes, рабочей станции и сервера:



Рис. 1.1. Структура программного обеспечения Notes

Основная функция ядра - изолировать клиентскую и серверную части ПО от основных аппаратных средств ЭВМ и операционной системы. Этот подход необходим в любой архитектуре, которая должна охватить существующие и будущие возможности выбора операционной системы. Изоляция разработчика от платформы - единственный путь для создания действительно открытой системы, где выбор программного обеспечения не ограничивается специфическими аппаратными средствами ЭВМ или продавцом ОС. Прикладные разработчики ( на уровне API, или в интерфейсе пользователя Notes ) получают три ключевых слоя изоляции: от операционной системы, от сетевого протокола и от физического местоположения хранилища объектов - БД Notes (через удаленный вызов процедур - remote procedure call - RPC).

Другие функции ядра включают обеспечение безопасности, обеспечение доступа к файлам баз данных и документам, поддержку индексов и полнотекстовый поиск.

1.3.2. Основные модули ядра ПО Notes

OS: Слой изоляции операционной системы. Обеспечивает независимый от платформы доступ к памяти, разделение ресурсов, информацию среды и т.д. Уровень ниже слоя изоляции отвечает за высоко оптимизированное выполнение этих функций индивидуально для каждой операционной системы.

SEC: Модуль Безопасности. Основан на технологии BSAFE от фирмы RSA Security Inc.

NSF: Средство хранения Notes. Эта подсистема управляет БД Notes, позволяя пользователям создавать, открывать и удалять БД и документы, сохраняет и восстанавливает информацию. Часть этой подсистемы, называемая "ODS" ( On-Disk Structure management ), гарантирует мобильность формата .NSF по различным платформам и в сети. Все опубликованные интерфейсы NSF независимы от местоположения БД; система удаленного вызова процедур (RPC) направляет запросы либо на локальный диск либо на соответствующий сервер. Этот RPC-слой используется также другими модулями ядра, как, например, NIF (индексер выдает с соответствующего сервера предварительно построенный индекс).

NET: Слой сетевого обмена обеспечивает единый интерфейс к драйверам для большого количества сетевых протоколов, способен вызывать сам и отвечать на вызовы по телефону, открывать сессии сетевого обмена по LAN-протоколу для связи через порты, определенные в "Connection"-документах адресной книги.

COMPUTE: модуль, отвечающий за выполнение вычислений на основе языка формул Notes.

NIF: Средство индексирования Notes. Отвечает за поддержку и использование индексов.

FT: Средство полнотекстового поиска. Обеспечивает на основе полного содержания документов отбор и "весовое" распределение их в соответствии с заданными логическими условиями.

MAIL: Прямой программный интерфейс к системе обмена электронной почтой Notes.

1.3.3. Модули ПО рабочей станции

Программное обеспечение рабочей станции (Notes client) включает ядро Notes и четыре главных дополнительных модуля:

DESK: Программа ответственная за конфигурацию рабочего пространства Notes, хранение пользовательских установок, общую координацию взаимодействия с пользователем.

EDIT: Редактор документов и форм, включающий всю специфическую поддержку для создания и представления сложных документов (Compound documents - CD).

VIEW: Программа управления видами, ответственная за взаимодействие пользователя с индексами базы данных;

NEM: Менеджер графической среды, обеспечивающий графический интерфейс пользователя на различных платформах.

1.3.4. Модули ПО сервера

ПО сервера состоит из одной главной серверной программы, которая управляет другими процессами на сервере и связью пользователей с сервером. Функционирование сервера Notes в значительной степени обеспечивается добавочными (add-in) модулями: одни из них являются неотъемлемой частью любой серверной системы, другие необязательны или разработаны третьими фирмами. Самые важные из них включают Replicator, который по расписанию соединяется с другими серверами или рабочими станциями и тиражирует базы данных, Indexer, отвечающий за поддержание индексов в актуальном состоянии, почтовый маршрутизатор mail router, обеспечивающий доставку почты между почтовыми ящиками и между серверами и Chronos, по расписанию запускающий на сервере программы-агенты.

1.3.5. Расширение возможностей ПО Notes с помощью Notes API

Notes API позволяет наращивать программное обеспечение как рабочей станции, так и сервера в следующих направлениях:

• Отдельные API - приложения, работающие с базами Notes, не требующие предварительного запуска WS, но вызывающие ПО рабочей станции при необходимости.

• Добавочные серверные программы (Add-In), дополняющие набор из восьми стандартных процессов, запускаемых на сервере Notes.

• Добавочные пользовательские программы, запускаемые из меню Tools рабочей станции. В настоящее время доступны на платформах Windows и OS/2 в форме библиотек DLL.

• Библиотеки импорта/экспорта для рабочей станции, позволяющие расширять списки форматов данных, доступных при импорте/экспорте (Windows, OS/2, UNIX).

• Hook-драйверы баз данных, запускаемые на станции или сервере, способные вмешиваться в стандартные процессы при открытии, обновлении или классификации документов.

• Драйверы внешних баз данных, дающие возможность доступа к не-Notes БД непосредственно из Notes - приложений (с помощью функций @DbColumn, @DbLookUp).

Таким образом, платформа сервера Notes дает мощные и расширяемые интеллектуальные возможности. Сервер может автоматически связываться с другими серверами для обмена почтой и тиражирования БД, полностью использует специфические особенности операционной системы, например, мультипроцессорной (SMP) системы, для распределения рабочей нагрузки, позволяет клиентам передвигаться: пользователь может работать с локальными БД, когда рабочая станция не подключена к сети, а может связываться с любым сервером через локальную сеть или по телефону, непосредственно открывая БД на сервере или только обмениваясь с сервером почтой и обновлениями в репликах БД.

Когда связь установлена, проводится идентификация клиента. После этого может быть создан секретный ключ для обеспечения безопасности канала связи клиента с сервером и сервер начинает обслуживать запросы клиента.

Протокол запросов позволяет клиенту вызвать на сервере выполнение различных действий ( это первый уровень передачи обработки данных от клиента серверу):

• создание полнотекстового индекса БД;

• полнотекстовый поиск по документам в БД;

• открытие базы данных (при этом обновляется или строится заново индекс вида, определяются документы, непрочитанные данным пользователем);

• освобождение незанятого пространства в файле БД (compact);

• классификация документов в БД (categorize).

Второй уровень имеет место внутри ядра Notes в форме удаленного вызова процедур (RPC): если клиент открывает вид в БД, RPC передает серверу запрос на обновление индекса, если он устарел. После этого клиенту передается только тот объем данных, который необходим в данный момент для показа вида на экране. Благодаря RPC эти процессы полностью независимы от того, находится ли база данных на локальном жестком диске или на сервере, осуществляется ли связь по локальной сети или по телефонной линии.

Вместе эти два уровня гарантируют оптимальное использование ресурсов рабочей станции, сервера и сети, сокращение сетевого трафика до минимума.

Главная ценность системы Lotus Notes заключается в следующем:

1. Единый пользовательский интерфейс - поначалу к нему сложно привыкнуть, однако поработав в нем,

остается признать его удобство – когда все рабочие базы сгруппированы в одном месте и переход от чтения почты к форуму требует только щелчка мыши.

2. Гибкость при обработке сложных документов, содержащие разные данные из компьютерных приложений, сканированные изображения и др.

3. Среда быстрой разработки приложений. Например внутрикорпоративный форум для обсуждения можно создать за несколько минут – немного поменяв стандартный шаблон.

4. Развитая система защиты – позволяющая ограничивать права доступа вплоть до отдельного поля.

5. Применение репликации (Replication) для представления всем пользователям доступа к актуальной информации. Репликация – это процесс синхронизации копий баз, хранящихся на разных серверах. Репликацию можно настроить таким образом, чтобы она шла в свободное от основной работы время, и указать базы, которые должны реплицироваться в первую очередь. Таким образом обеспечивается возможность распределенной работы, когда каждый сотрудник работает с ближайшим сервером или локально (то есть быстро), а сервера периодически синхронизируют информацию.

6. Многоплатформенность – Lotus Notes поддерживает различные операционные системы, интегрируется с реляционными базами данных и ERP-системами.

7. Множество дополняющих продуктов, развивающих систему Lotus Notes – текстовый редактор, электронные таблицы, средства для подготовки презентаций и рекламных роликов, приложение для обмена мгновенными сообщениями, инструмент для разработки сайтов и много чего еще.

8. Масштабируемость – возможность поддерживать организации любого размера, от рабочей группы из двух пользователей, до общекорпоративного проекта с десятками тысяч пользователей.

9. Полная интеграция с различными версиями системы – например, клиент Notes версии один может работать с сервером версии пять и наоборот.

10. Веб-интерфейс – все документы, находящиеся в базах Лотуса можно просматривать в браузере.



КАТЕГОРИИ:

Network | английский | архитектура эвм | астрономия | аудит | биология | вычислительная математика | география | Гражданское право | демография | дискретная математика | законодательство | история | квантовая физика | компиляторы | КСЕ - Концепция современного естествознания | культурология | линейная алгебра | литература | математическая статистика | математический анализ | Международный стандарт финансовой отчетности МСФО | менеджмент | метрология | механика | немецкий | неорганическая химия | ОБЖ | общая физика | операционные системы | оптимизация в сапр | органическая химия | педагогика | политология | правоведение | прочие дисциплины | психология (методы) | радиоэлектроника | религия | русский | сертификация | сопромат | социология | теория вероятностей | управление в технических системах | физкультура | философия | фотография | французский | школьная математика | экология | экономика | экономика (словарь) | язык Assembler | язык Basic, VB | язык Pascal | язык Си, Си++ |