Понятие и назначение документов в бух.учете
Документ – это письменное свидетельство совершения хоз. операции, при-дающее юридическую силу данным бух учета.
Составные части бух документации:
- Первичные документы
- Учетные регистры
- Бухгалтерская и плановая отчетность
Первичные документы
Все хоз. операции в бух учете записываются на основе первичных докумен-тов. Затем сведения из них переносятся в учетные регистры, там они сис-тематизи-руются, то есть записываются на бух счетах. В конце отчетного периода по данным учетных регистров заполняется отчетность предприятия.
Типы первичных документов:
1. Унифицированные документы
Форма документа утверждается гос. органами (Например, Госкомстатом) и должна применяться на предприятиях любой организационно-правовой фор-мы.
Регламентируется ФЗ « Об унифицированных документах».
2. Отраслевые документы
Разрабатываются и утверждаются министерствами отраслей по направлениям дея-тельности.
Предприятия независимо от организационно-правовой формы должны использовать документ по данному виду деятельности.
3. Документы, разработанные на предприятии
Предприятие может само создавать документы, если не разработаны унифициро-ванные и отраслевые документы и по др. причинам.
Первичная документация дает начало движению учетной информации, обес-печивает бух учет сведениями, необходимыми для сплошного и непре-рывного от-ражения хоз деятельности предприятия.
К учету принимается только правильно оформленный документ, то есть тот, в котором заполнены все обязательные реквизиты (показатели). Тогда первичный до-кумент имеет юридическую значимость.
Положением о бух учете и отчетности установлено, что такими реквизитами являются:
1. Наименование документа (формы) и его порядковый номер. Каждый вид до-кумента имеет отдельную нумерацию которая начинается с начала года.
2. Код формы
3. Дата составления
4. Указание сторон, участвовавших в совершении операции. Например, в на-кладной на отпуск материалов указывается лицо, выдавшее ТМЦ и полу-чив-шее их; В РКО лицо, получившее деньги и кассир, выдавший их.
5. Содержание хоз операции иногда само название документа говорит о содер-жании операции. Например, ПКО подтверждает поступление денег в кассу.
6. Измерители хоз операции ( в натуральном и денежном выражении). Напри-мер, в накладной на отпуск материалов обязательно должны быть нату-раль-ные единицы измерения и количество, бухгалтер проставляет цену материала и получает ценностное выражение операции.
7. Подписи лиц, ответственных за совершение хоз операции и правильность ее оформления, подписи и подписи лиц, участвовавших в совершении операции. Реквизит подпись состоит из наименования должности, личной подписи и ее расшифровки.
Первичные документы могут иметь при необходимости и другие реквизиты (дополнительные).
Для правильного составления документа необходимо :
• Заполнять документ на бланке ручкой или с применением ЭВМ
• Строго соблюдать установленную форму и реквизиты документа
• Точно излагать содержание документа
• Четко и разборчиво писать текст и цифры
• Незаполненные пробелы в бланке документа прочеркивать
• Сумму в денежных документах указать цифрами и прописью
• Снабжать документ необходимыми разборчивыми подписями с указанием должностей лиц, подписавших документ.
1. Бухгалтерские документы подразделяются :
• По назначению
• По способу отражения хозяйственных операций
• По месту составления
• По способу охвата операций
По назначению документы подразделяются на распорядительные , оправдательные, комбинированные и документы бухгалтерского оформления.
Распорядительные документы содержат в себя приказ, распоряжение или дают право на совершение операции (платежные поручение , доверенность , распоряжение о проведении инвентаризации и др.).
Эти документы не подтверждают факта совершения операции и не являются основой для отражения ее в учете.
Оправдательные документы оформляются уже совершенную операцию (инвентарные опись , различные акты) и служат основанием для отражения хозяйственной операции в учете.
Комбинированные документы содержат в себе распоряжение и одновременно оформляют уже совершенную операцию (приходные и расходные кас-совые ордера, накладные). Использование в учете комбинированных документов сокращает их общее количество, ускоряет обработку и уменьшает рас-ходы предприятия на приобретение документов.
Документы бухгалтерского оформления составляются и используются для нужд бухгалтерии (справки об ошибках , обнаруженных в учетных записях , различные расчеты).
По способу отражения хозяйственных операции документы подразделяются на первичные и сводные.
Первичный документ составляются в момент совершения операции и является первым свидетельством хозяйственных операции (накладные, кассо-вые ордера, акты).
Сводный документ составляются на основании первичных документов и обобщает сведения , содержащихся в них (товарные , кассовые отчеты) что позволяет осуществлять контроль за сохранностью материальных ценностей и денежных средств.
По месту составления документы подразделяются на внутренние и внешние.
Внутренние документы составляются и имеют юридическую силу только на самом предприятии (платежные ведомость , инвентарная опись и др.).
Внешние документы поступает на предприятие с других предприятий (счет-фактура, товарно-транспортная накладная и другие).
По способу охвата операций первичные документы подразделяются на разовые, накопительные и группировочные.
Разовые документы оформляют одну хозяйственную операцию (наряд на работе).