шпаргалка

Порядок оформления документов и организация документооборота. Виды и назначение проверок правильности оформления документов. Исправ-ление ошибок.

[ Назад ]

Дополнение оборотов текущего месяца по операциям относится к промышленным периодам и отражаются в ведомостях, журналах дополнительной записью. Уменьшение оборотов – красной полосой подчеркивается или пишется красным чернилами. Ошибочно внесенная информация в ведомости исправляется пу-тем зачеркивания неправильного текста или сумму таким образом, что бы можно было прочесть зачеркнутое. Над исправленными данными записывается пра-вильный текст или сумма. Исправление ошибок обязательно оговаривают надписью «Исправлено» с указанием даты и заверяется подписью бухгалтера.

Если допущена ошибка при составлении кассовых или банковских документах, то эти документы подлежат переписыванию. Для исправления ошибок также применяется метод «СПОРНО», что представляет собой составление дополнительной бухгалтерской проводки с отрицательным числом. Такие числа записы-ваются красными чернилами или обводятся в рамку.

Основные принципы организации документооборота:

— прохождение документов должно быть оперативным;

— каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов;

— порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.

Обработка входящих документов представляет первый этап работы с полученными документами.

Входящий документопоток составляют:

— документы вышестоящих организаций, постановления, решения, распоряжения, приказы, письма и т. п., содержащие директивные указания, разъяснения и другие сведения;

— документы подведомственных организаций (фирм), присылающих первичную отчетно-учетную документацию и различного рода запросы;

— документы прочих организаций, обменивающихся информацией для решения вопросов, требующих совместных действий;

— жалобы и заявления граждан.

Задача первичной обработки поступившей корреспонденции — проверить правильность доставки и целостность вложений, учесть поступившие документы и подготовить их к передаче по назначению. Проверяется целостность конвертов — все конверты, за исключением личной корреспонденции и корреспонденции в адрес профсоюзной организации, вскрываются, документы извлекаются из конвертов и сверяются приложения. Если будет обнаружено повреждение, отсут-ствие документа или приложения к нему, об этом и сообщается отправителю.

Внутренние документы проходят следующие стадии: подготовка проекта документа, перепечатка, согласование, визирование, подписание, передача адресату. Поэтому маршруты их прохождения на этапах подготовки и оформления те же, что и у исходящих документов, а на этапе исполнения совпадают с маршрута-ми входящих документов.

Исходящие документы в процессе обработки также проходят ряд инстанций. Работа над ними складывается из составления проекта документа, перепечатки, согласования, визирования, подписания, регистрации и обработки для отправки.

Учет объема документооборота. Объем документооборота — это общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за год. Учет документо-оборота необходим для определения загрузки подразделений, отдельных работников и организации в целом. Эти данные используются при разработке меро-приятий по совершенствованию делопроизводства и при решении вопроса о внедрении средств механизации для обработки документов.



КАТЕГОРИИ:

Network | английский | архитектура эвм | астрономия | аудит | биология | вычислительная математика | география | Гражданское право | демография | дискретная математика | законодательство | история | квантовая физика | компиляторы | КСЕ - Концепция современного естествознания | культурология | линейная алгебра | литература | математическая статистика | математический анализ | Международный стандарт финансовой отчетности МСФО | менеджмент | метрология | механика | немецкий | неорганическая химия | ОБЖ | общая физика | операционные системы | оптимизация в сапр | органическая химия | педагогика | политология | правоведение | прочие дисциплины | психология (методы) | радиоэлектроника | религия | русский | сертификация | сопромат | социология | теория вероятностей | управление в технических системах | физкультура | философия | фотография | французский | школьная математика | экология | экономика | экономика (словарь) | язык Assembler | язык Basic, VB | язык Pascal | язык Си, Си++ |