Особенности подготовки и проведения выступления с презентацией.
В связи с развитием информационных технологий, появлением прикладного
программного обеспечения и проектора в настоящее время целесообразно
использовать для сопровождения выступлений, докладов, защит мультимедийное
сопровождение. Подготовка и показ иллюстративного материала в виде презентации
сочетает все необходимые моменты по организации качественного сопровождения
выступления докладчика, включая звук, видео и анимацию. Под презентацией
подразумевается передача или представление аудитории новой для нее информации,
т.е. в общепринятом понимании презентация – это демонстрационные материалы для
публичного выступления. Электронная презентация – это файл, в который собраны
материалы выступления, подготовленные в виде компьютерных слайдов.
К достоинствам электронной презентации можно отнести:
последовательность изложения. При помощи сменяющихся слайдов легко
удержать внимание аудитории;
возможность воспользоваться шпаргалками. Презентация это не только то, что
видит и слышит аудитория, но и заметки для выступающего - как расставить
акценты, о чем не забыть;
мультимедийные эффекты. Слайд презентации – это не просто изображение, в
нем могут быть элементы анимации, аудио- и видеофрагменты;
компактность и транспортабельность. Диск (флэш-карта) с презентацией
гораздо компактнее рулона плакатов, при этом файл презентации можно легко
переслать по электронной почте или опубликовать в Интернете
Каждая презентация живет своей жизнью, ее эффективность определяется
конкретной ситуацией. Тем не менее, вероятность успеха возрастет, если вы
будете следовать основным принципам коммуникации:
1. Планирование. Вы, как отправитель информации, должны четко знать, кто будет
получателем информации и представлять себе ответы на вопросы: что? кому? где?
когда? для каких целей?
2. Структурирование. Вам необходимо определить приоритеты, подчеркивать и
выделять главные темы и аспекты передаваемой информации.
3. Постановка проблемы. В начале своего информационного сообщения вы должны
будете сделать введение в тематику выступления. Это позволит получателю
быстрее почувствовать проблему и лучше понимать контекст, во избежание
неточной интерпретации информации.
4. Обобщение и повторение. Вам следует периодически обобщать и повторять
основные положения передаваемой информации, помогая получателю лучше
структурировать материал, а также, при возможности, ставить промежуточные
уточняющие вопросы.
5. Изложение фактов. Предаваемое вами сообщение должно базироваться на фактах,
а не на мнениях. Сообщение должно иметь четкую логическую форму, а не
расплывчатую структуру.
6. Учет специфики получателя. При подготовке и передаче сообщения должны
учитываться язык и терминология, принятые у получателя, его уровень и характер
знаний, и квалификация.
7. Контроль коммуникации. Разные получатели по-разному реагируют на одно и то
же сообщение. Поэтому необходимо гибкое реагирование и изменение передаваемой
вами информации, ее структуры и характера. Она должна быть приближена к
специфике получателя.
8. Выбор правильного канала передачи информации. Канал передачи должен
соответствовать характеру передаваемой вами информации и специфике получателя
сообщения.
9. Выбор правильной формы представления информации (кодирования). Форма должна
соответствовать характеру передаваемой вами информации и особенностям ее
получателя
Этапы создания презентации 1. Планирование презентации – определение целей,
изучение аудитории, формирование структуры и логики подачи материала. 2.
Составление сценария – логика, содержание. 3. Разработка дизайна презентации –
определение соотношения текстовой и графической информации, введение
анимационных эффектов, цветовая гамма. 4. Проверка и отладка презентации.
Публичная речь – явление творческое, сложное. Чтобы добиться нужного эффекта,
оратору необходимо много работать. Будет ли это хорошо подготовленная речь или
блестящая импровизация, она всегда результат накопленного опыта, знаний и
умений. Оратор должен уметь подготовить выступление по заданной теме, уметь
изложить материал, установить контакт со слушателями, отвечать на вопросы,
быть готовым ко всяким неожиданностям.
Хорошая речь насчитывает десять элементов: объективность, ясность, образность,
целенаправленность, повышение внимания, повторение, неожиданность, смысловую
насыщенность, лаконизм, юмор. Таким образом, подготовка речи начинается
задолго до выступления и состоит из нескольких этапов, например, по
предложению немецкого ученого X. Леммермана, таких: – сбор материала, – отбор
материала и его организация, – обдумывание материала, – подготовка тезисов или
плана, – стилистическое оформление, – написание текста выступления, –
мысленное освоение, – проба речи.
Необходимым элементом подготовки является оценка состава слушателей и
обстановки. Оратор заранее должен выяснить, какова предполагаемая численность
слушателей, социальный состав аудитории, возраст, образовательный и культурный
уровень, национальность. В отдельных случаях – вероисповедание.
Время презентации ограничивается определенными рамками, которые зависят от
целей презентации, степени заинтересованности аудитории и временных
возможностей слушателей.