Особенности подготовки и проведения делового совещания.
Совещание— форма делового общения, предусматривающая обсуждение деловых
ситуаций и проблем с целью коллективного поиска наиболее целесообразных путей
их разрешения.
В деловом совещании могут участвовать 7—9, максимум 12 человек, большее
количество участников уже может снижать эффективность работы. Тема обсуждения
должна быть заранее определена, чтобы участники могли профессионально
подготовиться, продумать свои предложения, даже подготовить соответствующие
доклады. Имеет значение пространственное расположение участников в форме
«круглого стола» для активизации взаимодействия.
Преимущества совещаний по сравнению с другими формами делового общения:
1) на них происходит разностороннее рас¬смотрение проблем с привлечением
различных специалистов;
2) совещания обеспечивают оперативную подготовку альтерна¬тивных вариантов
решения проблем;
3) совещания дают допол¬нительную возможность для познания личных и деловых
качеств участвующих в них партнеров;
4) проведение совещаний дает оп¬ределенный психологический эффект: на каждого
его участника влияет атмосфера коллективного обсуждения, эмоциональное
поведение участвующих, подтекст высказываний и др.
Подготовка к проведению совещания включает: принятие решения о его проведении,
определение тематики, формирование повестки дня, определение задач собрания и
его общей продол¬жительности, даты и времени начала, состава участников,
при¬мерного регламента работы, подготовка руководителя, подготов¬ка доклада и
проекта решения, предварительная подготовка участников и помещения, а при
необходимости — размещения, питания, проезда участников к месту заседания.
Этапы проведения совещания
Начало совещания. Деловой настрой совещания зависит от по¬ведения руководителя
в начале совещания. Он должен:
1) начать, точно вовремя;
2) в небольшом вступительном слове четко сформулировать цель и задачу
совещания;
3) согласовать правила и регламент совещания;
4) назначить ответственного за ведение протокола совещания;
Основная часть совещания.
При проведении делового совещания выполняются три этапа:
1) Этап — постановка вопроса
2) Этап — формирование мнения о путях решения вопроса
3) Этап — принятие решения
На заключительном этапе совещания важно не забыть зафиксировать, кто и что
будет выполнять. Протокол, в котором зафиксированы: основное содержание
выступлений и формулировка принятых решений, может оказаться неоценимым
помощником в служебных конфликтах.
В зависимости от полноты фиксации хода совещания выделя¬ют краткий и полный
протокол. В кратком не приводятся полные тексты выступлений, а указываются
только повестка дня, фами¬лии выступавших, тема выступлений и принятые
решения. Пол¬ные протоколы дают возможность судить не только о характере
совещания, как это имеет место в случае краткого протокола, но и о
деятельности предприятия, учреждения, фирмы в целом. Пол¬ный протокол обычно
ведут с помощью стенографической или магнитофонной записи.