Сущность документооборота.
Документооборотом называется движение документов в процессе их оперативного
использования и бухгалтерской обра¬ботки с момента составления или поступления
от других пред¬приятий и организаций до передачи на хранение в архив после
за¬писей в учетные регистры. Основные этапы документооборота: составление и
оформление документа; принятие документа бухгалтерией (учетным аппаратом);
движение документов по отделам и рабочим местам бухгалтерии, его обработка и
использование для учетных записей; передача документа на средства
вычислительной техники (иной оргтехники) и их возвращение; передача документов
в архив. Правильная организация документооборота требует состав¬лений плана
документооборота, который должен определить порядок оформления документов,
поступление их в бухгалте¬рию, обработку, использование для записей в учетные
регист¬ры и передачу в архив. План документооборота на каждом предприятии
разрабатывается главным бухгалтером и утверж¬дается руководителем. Требования
главного бухгалтера отно¬сительно порядка составления и сдачи в бухгалтерию или
на вычислительную установку и обработку документов являются обязательными для
всех подразделений и служб предприятия. На предприятии должно быть разработано
положение об организации документооборота и график документооборота. Данное
положение разрабатывается с учетом особенностей хозяйственной деятельности
предприятия и утверждается его руководителем. Оно служит для упорядочения
движения и обеспечения своевременного получения первичных документов для
записей в бухгалтерском учете. В нем указываются сроки предоставления
документов, пути их движения, ответственные лица. В графике отражается перечень
работ по созданию, проверке и обработке документов, а также указываются
конкретные исполнители, их взаимосвязь срок выполнения работ. Контроль за
соблюдением графика документооборота на П осущ-ся главным бухгалтером.
Требования главного бухгалтера относительно порядка подачи в бухгалтерию или на
вычислительное устройство необходимых документов и ведомостей явл.
обязательными для всех подразделений и служб П.