Учет расчетов с подотчетными лицами.
Под отчет выдаются наличные суммы на административно-хозяйственные и
операционный нужды, на оплату расходов по служебным командировкам на
установленные сроки и цель. Подотчетные лица – работники предприятия, которые
получили в кассе деньги авансом и обязаны за них отчитаться. Выдача наличности
под отчет проводится из кассы предприятия при условии полного отчета
конкретного подотчетного лица по ранее выданным под отчет суммам, т.е. в случае
предоставления в бухгалтерию авансового отчета об израсходованных денежных
средствах и одновременного возврата в кассу предприятия остатка наличности,
выданной под отчет. Служебной командировкой считается поездка работника
по распоряжению руководителя предприятия, объединения, учреждения,
организованная на установленный срок в другой населенный пункт для выполнения
служебных поручений вне места его постоянной работы. Командировочные расходы
лица, состоящего в трудовых отношениях с предприятием (плательщиком налога),
включаются в валовые расходы лишь при наличии документов, подтверждающих связ
такой командировки с основной деятельностью предприятия (участие
командированного лица в переговорах, конференциях, которые проводятся по
соответствующей тематике). Суточные расходы возмещаются в единой сумме
независимо от статуса населенного пункта. На работника, пребывающего в
командировке, распространяется режим рабочего времени того предприятия, на
которое он командирован. Средний заработок за время пребывания работника в
командировке сохраняется на все рабочие дни по графику, установленному по месту
постоянной работы. Командировка за границу осуществляется в соответствии с
приказом руководителя предприятия, срок командировки не может превышать 60
календарных дней (в пределах Украины 30 календарных дней). Нормы оплаты: для
командировок в пределах Украины – 18 грн. в сутки, для командировок за границу
– 231 грн. в сутки. На предприятиях должны быть изданы приказ или распоряжение
руководителя, которыми на конкретное должностное лицо возлагаются обязательства
в отношении осуществления регистрации лиц, которые были откомандированы и
возвратились с командировки. На операционные и хозяйственные нужды подотчетные
суммы выдаются на три рабочих дня и в размере, не превышающем двухсуточной
потребности в них. На те же расходы, осуществляемые за пределами места
размещения предприятия денежные средства выдаются на 15 дней в размере, не
превышающем десятисуточной потребности в них. Подотчетные лица обязаны
предоставить в бухгалтерию предприятия авансовый отчет о расходовании
полученных в кассе сумм в следующие сроки: по командировкам – в течение 3х
рабочих дней после возвращения из командировки, на закупку сельскохозяйственной
продукции и заготовку втор. сырья – в течение 10 рабочих дней со дня выдачи
наличности под отчет, на все другие производственные нужды – на следующий день
после выдачи наличности под отчет. Наличные, выданные под отчет, но по тем или
иным причинам не израсходованные (частично или в полной сумме), должны быть
возвращены в кассу предприятия одновременно с Авансовым отчетом не позже
установленных сроков. Бухучет денежных средств, выданных под отчет ведется на
счете 372 – расчеты с подотчетными лицами. По дебету этого счета отражаются
денежные суммы, выданные под отчет, по кредиту – суммы, подтвержденные
соответствующими отчетами и документами, а также внесенные в кассу предприятия
наличные деньги в погашение неизрасходованных авансов. Сальдо на субсчете 372
свидетельствует об остатках полученных под отчет авансов, по которым еще не
представлены отчеты. Кредитовое сальдо отражает размер перерасходованных по
Авансовому отчету сумм по сравнению с суммой, полученной под отчет.
Аналитический учет ведется в разрезе физических лиц, получивших денежные
средства под отчет. Аналитический и синтетический учет по счету 372 ведут в ЖО
№7. В случаях, когда выданные суммы не подтверждены необходимыми документами
или не возвращены в кассу предприятия в установленный срок, предприятие вправе
удержать их из очередных выплат, причитающихся данному лицу.
Основные бухгалтерские проводки по счету расчеты с подотчетными лицами:
выдана под отчет наличными денежными средствами на хозяйственные нужды или
командировочные расходы: Дебет – 372 Кредит – 30, приобретены через подотчетное
лицо ТМЦ и МБП: Дебет – 20 (производственные запасы) Дебет – 22 (МБП) Дебет –
28 (товары) Кредит – 372, удержание из заработной платы работников сумм, за
которые они полностью не рассчитались: Дебет – 661 (расчеты по заработной
плате) Кредит – 371, возврат неиспользованной суммы в кассу: Дебет – 30 Кредит
– 372.