Телеграма та телефонограма. Оформлення документів
СЛУЖБОВА ТЕЛЕГРАМА - узагальнена назва різноманітних за змістом документів,
переданих, як правило, телеграфом. Телеграми надсилаються у найтерміновіших
випадках" коли інші види зв'язку не можуть забезпечити вчасного повідомлення
інформації адресатові. Реквізити: 1) назва виду документа (телеграма); 2)
відмітка про категорію та вид телеграми; 3) адреса; 4) текст; 5) номер посилання
(якщо телеграма надсилається у відповідь); 6) вихідний номер; 7) підпис; 8)
адреса відправника; 9) дата відправлення.
ТЕЛЕФОНОГРАМА - термінове повідомлення, передане адресатові телефоном.
Телефонограми використовують для документального оформлення усних телефонних
переговорів. Це один з видів усної ділової кореспонденції. Реквізити: 1) назва
документа - заголовок; 2) номер і дата телефонограми. Слово Телефонограма, її
номер і дату надходження пишуть у першому рядку. Дата телефонограми - дата її
передачі; 3) назва організації і службової особи - відправника телефонограми; 4)
назва організації і службової особи - одержувача телефонограми; 5) текст
телефонограми має бути таким стислим, як і текст телеграми. Треба уникати слів,
що важко вимовляються, і складних зворотів. Слова пишуть повністю без скорочень.
У тексті телефонограми може бути не більше 50 слів; 6) підпис службової особи -
керівника організації або його заступника (в окремих випадках - керівників
відділів); 7) у графах передано і прийнято зазначають посаду, ініціали, прізвище
того, хто передає, того, хто приймає, і номери їхніх телефонів.